В соответствии с письмом управления ГАС Новосибирской области «О планировании работы архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2022 год и их отчетности за 2021 г.» от 28.09.2021 № 619- 40/42 в 2022 году отдел архивной службы администрации Чулымского района планирует организовать работу в тесном контакте с администрацией района, руководителями организаций-источников комплектования по планомерному совершенствованию материально-технической базы, обеспечению социальной и правовой защиты граждан, предотвращению утраты документов по личному составу, улучшению их хранения и использования, как в отделе, так и в организациях района.
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы провести проверку наличия и состояния дел в 10 фондах.
В I полугодии 2022 года проверить фонды:
№ 104 Объединенный фонд сельскохозяйственных предприятий села Куликовское Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 225 ед. хр., оп. 2 – 420 ед. хр., оп. 3 – 17 ед. хр., оп. 4 – 19 ед. хр.);
№ 105 Закрытое акционерное общество «Базовское» Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 422 ед. хр., оп. 2 – 288 ед. хр.);
№ 106 Объединённый архивный фонд ликвидированных сельскохозяйственных предприятий села Кабинетное Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 167 ед. хр., оп. 2 – 178 ед. хр., оп. 3 – 4 ед. хр., оп. 4 – 19 ед. хр., оп. 5 – 4 ед. хр., оп. 6 – 5 ед. хр.);
№ 107 Открытое акционерное общество «Большеникольское» Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 236 ед. хр., оп. 2 – 337 ед. хр.).
Итого в I полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения – 1.075 ед. хр., дел по личному составу – 1.266 ед. хр. Всего – 2.341 ед. хр.
Во II полугодии 2022 года планируется проверить фонды:
№ 108 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Воздвиженский Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 175 ед. хр., оп. 2 – 303 ед. хр., оп. 3 – 152 ед. хр., оп. 4 – 223 ед. хр.);
№ 1а Ужанихинский район Новосибирского округа Сибирского края (оп. 1 – 4 ед. хр.);
№ 5 Райком профсоюза работников сельского хозяйства Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 157 ед. хр., оп. 2 – 161 ед. хр.);
№ 10 Объединенный фонд машино-тракторных станций Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 63 ед. хр., оп. 4 – 39 ед. хр.);
№ 11 Документы по выборам органов местного самоуправления Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 36 ед. хр., оп. 2 – 31 ед. хр., оп. 3 – 28 ед. хр., оп. 4 – 27 ед. хр., оп. 5 – 34 ед. хр., оп. 6 – 44 ед. хр., оп. 7 – 33 ед. хр., оп. 8 – 40 ед. хр., оп. 9 – 42 ед. хр., оп. 10 – 26 ед. хр., оп. 11 – 33 ед. хр., оп. 12 – 32 ед. хр., оп. 13 – 27 ед. хр., оп. 14 – 56 ед. хр., оп. 15 – 59 ед. хр.).
№ 13 Дирекция киносети Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 68 ед. хр., оп. 2 – 60 ед. хр.).
Итого во II полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения – 1.206 ед. хр., дел по личному составу – 747 ед. хр. Всего – 1.953 ед. хр.
Итого в 2022 году планируется проверить: дел постоянного хранения – 2.281 ед. хр., дел по личному составу – 2.013 ед. хр. Всего 4.294 ед. хр.
Для выполнения намеченных задач по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Чулымского района в 2022 году планируется подшить 100 дел в 4 фондах:
№ 22 Открытое акционерное общество «Радужное» Чулымского района Новосибирской области;
№ 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области;
№ 91 Открытое акционерное общество «Чулымское ремонтно-техническое предприятие с автоколонной» Чулымского района Новосибирской области;
№ 118 Сельскохозяйственный производственный кооператив «Алексеевский» Чулымского района Новосибирской области.
Отреставрировать 535 дел в 4 фондах:
№ 22 Открытое акционерное общество «Радужное» Чулымского района Новосибирской области;;
№ 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области;
№ 91 Открытое акционерное общество «Чулымское ремонтно-техническое предприятие с автоколонной» Чулымского района Новосибирской области;
№ 118 Сельскохозяйственный производственный кооператив «Алексеевский» Чулымского района Новосибирской области.
Провести работу по переработке описей управленческой документации – 595 ед. хр., по личному составу – 781 ед. хр.
В I полугодии 2022 года управленческой документации – 421 ед. хр. дел по личному составу – 452 ед. хр. в фондах:
№ 118 Сельскохозяйственный производственный кооператив «Алексеевский» Чулымского района Новосибирской области:
оп. 1 – 186 ед. хр. за 1977 – 2009 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 187 ед. хр.,
оп. 2 – 153 ед. хр. за 1977 – 2009 гг. + 1 ед. хр. (старая опись)_= 154 ед. хр.
№ 22 Открытое акционерное общество «Радужное» Чулымского района Новосибирской области:
оп. 1 – 223 ед. хр. за 1959 – 2012 гг. + 8 ед. хр. (поступит из оп. 2) + 1 ед. хр. (старая опись) = 232 ед. хр.,
оп. 2 – 305 ед. хр. за 1932 – 2012 гг. – 8 ед. хр. (выбытие в оп. 1) + 1 ед. хр. (старая опись) = 298 ед. хр.
№ 1В Видеодокументы на электронных носителях Чулымского района Новосибирской области:
оп. 1в – 20 ед. хр. за 2004 – 2019 гг. и 1 ед. хр. (старая опись).
№ 2Ф Фотодокументы на электронных носителях Чулымского района Новосибирской области:
оп. 1 – 142 ед. хр. за 2007 – 2019 гг. и 1 ед. хр. (старая опись).
Во II полугодии 2022 года управленческой документации – 174 ед. хр. дел по личному составу – 329 ед. хр. в фонде:
№ 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области:
оп. 1 – 167 ед. хр. за 1935 – 2005 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 168 ед. хр.,
оп. 2 – 257 ед. хр. за 1952 – 2005 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 258 ед. хр.
№ 91 Открытое акционерное общество «Чулымское ремонтно-техническое предприятие с автоколонной» Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 70 ед. хр. за 1959 – 2001 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 71 ед. хр.
№ 21 Дорожный отдел Чулымского исполнительного комитета Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 1 ед. хр. за 1934 – 1945 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 2 ед. хр. (выбытие в оп. 1 дел постоянного хранения) = 0 ед. хр.,
оп. 1 – 2 ед. хр.
№ 4 Дубравинский молсовхоз Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 3 ед. хр. за 1935 год + 1 ед. хр. (старая опись) = 4 ед. хр. (выбытие в оп. 1 дел постоянного хранения) = 0 ед. хр.,
оп. 1 – 4 ед. хр.
В процессе переработки планируется каталогизация: 10 дел/5 карточек.
Провести работу по усовершенствованию описей дел по личному составу – 54 ед. хр. Все работы будут выполнены в I полугодии 2022 года в фондах:
№ 48 Александровский сельский совет депутатов трудящихся. Исполнительный комитет:
оп. 2 – 7 ед. хр. за 1951 – 1957 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 8 ед. хр.
№ 57 Совет депутатов и администрация Осиновского сельсовета Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 45 ед. хр. за 1949 – 1999 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 46 ед. хр.
В сфере комплектования:
В 2022 году продолжить работу по внедрению в практику работы архива и организаций-источников комплектования:
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922;
- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённых приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155;
организации и проведению паспортизации архивов организаций-источников комплектования отдела архивной службы администрации Чулымского района по состоянию на 01.12.2022:
продолжить работу по:
- созданию архивных фондов личного происхождения, коллекций документов;
- оказанию методической помощи организациям-источникам комплектования по вопросам упорядочения, организации учёта и хранения документов на электронных носителях с применением Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
- инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео документов на электронных носителях;
- организации работы по упорядочению специфических (отраслевых) документов постоянного и долговременного сроков хранения, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования;
- своевременному проведению мероприятий по обеспечению сохранности и приёму на хранение архивных документов ликвидируемых органов и подведомственных им организаций.
В 2022 году принять на хранение архивные документы от ликвидированной организации Муниципальное унитарное предприятие (МУП) Чулымского района «Чулымское» (оп. 1 – 17 ед. хр., оп. 2 – 58 ед. хр.).
Провести картонирование впервые поступивших ед. хр. в кол-ве 643 ед. хр. (520 ед. хр. – от организаций источников-комплектования, 30 ед. хр. фотодокументы на электронных носителях и 5 ед. хр. видеодокументы на электронных носителях), 75 ед. хр. – от ликвидированной организации, 13 ед. хр. – по внутриархивным работам (старая опись).
Продолжить работу по актуализации сведений в модуле «Организации-источники комплектования» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области».
Провести проверку делопроизводства в 2-х организациях-источниках комплектования (Муниципальное бюджетное учреждение «Центр бухгалтерского, материально-технического и информационного обеспечения Чулымского района, Совет депутатов и администрация Воздвиженского сельсовета Чулымского района) оказать методическую помощь в организации хранения и учёта документов.
В целях сохранности, учета документов и в соответствии с Графиком согласования номенклатур, упорядочения и передачи документов организаций в отдел архивной службы администрации Чулымского района Новосибирской области на 2022 год, планируется подготовить описи дел по основной деятельности в 46 организациях на 460 дел за 2018 год, описи дел по личному составу на 248 дел за 2018 год и представить их на утверждение и согласование ЭПК управления ГАС.
В сфере информационных ресурсов и технологий:
- ведение автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации программного комплекса «Архивный фонд» и внесение информации в соответствии с требованиями Единого порядка заполнения полей единой автоматизированной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог».
Продолжить работу по:
- переводу в электронный формат вновь поступающих описей ко всем находящимся на хранении фондам в рамках наполнения ПК «Архивный фонд» для дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата;
- созданию электронного фонда пользования путём перевода в электронную форму (оцифровки) архивных фондов и документов, в том числе по сканированию распорядительных документов органов власти, аудиовизуальных документов.
В 2022 году будет проведена работа по оцифровке 4 фондов:
№ 109 Отдел архитектуры, строительства и жилищно-коммунального хозяйства территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области – 74 ед. хр.;
№ 112 Чулымский районный суд Новосибирской области – 164 ед. хр.;
№ 117 Комитет по земельным ресурсам и землеустройству в Чулымском районе Новосибирской области – 133 ед. хр.;
№ 7 Управление сельского хозяйства территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области – 569 ед. хр.
И оцифровка документов за 2014 – 2015 годы в 10 уже оцифрованных фондов – 428 ед. хр.
В сфере использования архивных документов:
Продолжить работу по внедрению новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
Организовать 3 выставки документов и фотодокументов: к 77-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., к 75-летию образования города Чулыма Чулымского района Новосибирской области, к 100-летию образования СССР.
Опубликовать статью на сайте администрации Чулымского района на страничке отдела архивной службы к 75-летию города Чулыма. Подготовить и провести школьные уроки.
Исполнить 70 тематических запросов, 700 социально-правовых запроса,
Пополнить новыми материалами страницу архивной службы на сайте администрации Чулымского района.
Начальник отдела С.Г. Грязева