В соответствии с письмом управления ГАС Новосибирской области «О планировании работы архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2021 год и их отчетности за 2020 г.» от 10.09.2020 № 614- 38/42 в 2021 году отдел архивной службы администрации Чулымского района планирует организовать работу в тесном контакте с администрацией района, руководителями организаций-источников комплектования по планомерному совершенствованию материально-технической базы, обеспечению социальной и правовой защиты граждан, предотвращению утраты документов по личному составу, улучшению их хранения и использования, как в отделе, так и в организациях района.
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы провести проверку наличия и состояния дел в 27 фондах.
В I полугодии 2021 года проверить фонды:
№ 120 Государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района» (оп. 1 – 95 ед. хр., оп. 2 – 5 ед. хр., оп. 3 – 427 ед. хр.);
№ 147 Открытое акционерное общество межхозяйственная передвижная механизированная колонна «Чулымская» Чулымского района Новосибирской области (оп. 2 – 364 ед. хр.);
№ 151 Объединённый архивный фонд предприятий жилищно-коммунального хозяйства Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 3 ед. хр., оп. 2 – 4 ед. хр., оп. 3 – 3 ед. хр., оп. 4 – 7 ед. хр., оп. 5 – 10 ед. хр., оп. 6 – 7 ед. хр., оп. 7 – 4 ед. хр., оп. 8 – 6 ед. хр., оп. 9 – 9 ед. хр.);
№ 152 Отдел социальной защиты населения Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 13 ед. хр., оп. 2 – 7 ед. хр., оп. 3 – 10 ед. хр.);
№ 153 Муниципальное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 3 Чулымского района Новосибирской области ( оп. 1 – 55 ед. хр., оп. 2 – 47 ед. хр., оп. 3 – 10 ед. хр.);
№ 154 Муниципальное общеобразовательное учреждение лицей № 7 Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 23 ед. хр., оп. 2 – 23 ед. хр., оп. 3 – 4 ед. хр.);
№ 165 Муниципальное общеобразовательное учреждение Красновская основная общеобразовательная школа Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 32 ед. хр., оп. 2 – 18 ед. хр., оп. 3 – 6 ед. хр.);
№ 166 Фонд личного происхождения врача, Героя Социалистического Труда Маношиной Надежды Александровны (оп. 1 – 11 ед. хр.);
№ 167 Совет депутатов Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 66 ед. хр.);
№ 2 Исполнительный комитет Чулымского районного Совета народных депутатов Новосибирской области (оп. 1 – 709 ед. хр., оп. 2 – 61 ед. хр.);
№ 4 Дубравинский молочный совхоз Чулымского района Новосибирской области. Пролетарский сельсовет Чулымского района Новосибирской области (оп. 2 – 3 ед. хр.);
№ 6 Закрытое акционерное общество «Агроснаб Чулымский» Чулымского района Новосибирской области (оп. 2 – 56 ед. хр.);
№ 9 Железнодорожный буфет ОРСа Новосибирского отделения дороги № 3 станции Чулымской Чулымского района Новосибирской области (оп. 2 – 1 ед. хр.);
№ 12 Мошковский леспромхоз, Пеньковское отделение Чулымского района Новосибирской области (оп. 2 – 1 ед. хр.);
№ 15 Сельскохозяйственная школа животноводства Кабинетного совхоза Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 7 ед. хр., оп. 2 – 10 ед. хр.);
№ 17 Окружные и участковые избирательные комиссии по выборам в народные судьи (оп. 1 – 17 ед. хр.);
№ 18 Окружные и участковые избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет СССР (оп. 1 – 17 ед. хр.);
№ 21 Дорожный отдел исполнительного комитета районного Совета депутатов трудящихся Чулымского района (оп. 2 – 1 ед. хр.);
№ 24 Тарыгинский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 9 ед. хр., оп. 2 – 3 ед. хр., оп. 3 – 12 ед. хр.);
№ 26 Иткульский детский дом Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 4 ед. хр., оп. 2 – 7 ед. хр.);
№ 27 Преображенский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 22 ед. хр., оп. 2 – 4 ед. хр.);
№ 28 Филимоновский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 10 ед. хр., оп. 2 – 5 ед. хр., оп. 3 – 9 ед. хр.).
Итого в I полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения – 1.134 ед. хр., дел по личному составу – 1.103 ед. хр. Всего – 2.237 ед. хр.
Во II полугодии 2021 года планируется проверить фонды:
№ 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 437 ед. хр., оп. 2 – 91 ед. хр., оп. 3 – 2 ед. хр.);
№ 80 Инспекция сельского хозяйства Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 82 ед. хр., оп. 2 – 5 ед. хр.);
№ 88 Отдел по сбору и обработке статистической информации Новосибирского областного комитета государственной статистики (оп. 1 – 534 ед. хр.);
№ 89 Чулымский районный комитет народного контроля Новосибирской области (оп. 1 – 171 ед. хр.);
№ 90 Уполномоченный по Чулымскому району отдел по использованию трудовых ресурсов Новосибирского облисполкома (оп. 1 – 5 ед. хр.).
Итого во II полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения – 1.231 ед. хр., дел по личному составу – 96 ед. хр. Всего – 1.327 ед. хр.
Итого в 2021 году планируется проверить: дел постоянного хранения – 2.365 ед. хр., дел по личному составу – 1.199 ед. хр. Всего 3.564 ед. хр.
Для выполнения намеченных задач по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Чулымского района в 2021 году планируется подшить 43 дела в 4 фондах:
№ 8 Управление образования территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области;
№ 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области;
№ 97 Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница».
Отреставрировать 1057 дел в 7 фондах:
№ 3 Управление экономического развития, промышленности и торговли территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области;
№ 8 Управление образования территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области;
№ 22 Открытое акционерное общество «Радужное» Чулымского района Новосибирской области;;
№ 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области;
№ 30 Совет депутатоа и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области;
№ 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области;
№ 100 Закрытое акционерное общество «Суминское» Чулымского района Новосибирской области.
Провести работу по переработке описей управленческой документации – 338 ед. хр., по личному составу – 1.466 ед. хр.
В I полугодии 2021 года управленческой документации – 326 ед. хр. дел по личному составу – 1.310 ед. хр. в фондах:
№ 100 Закрытое акционерное общество «Суминское» Чулымского района Новосибирской области:
оп. 1 – 244 ед. хр. за 1957 – 2006 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 245 ед. хр.,
оп. 2 – 565 ед. хр. за 1946 – 2009 гг. + 1 ед. хр. (старая опись)_= 566 ед. хр.
№ 111 Дочернее открытое акционерное общество «Чулымское хлебоприёмное предприятие» Чулымского района Новосибирской области:
оп. 1 – 58 ед. хр. за 1983 – 2010 гг. + 2 ед. хр. (поступит из оп. 2) + 1 ед. хр. (старая опись) = 61 ед. хр.,
оп. 2 - 270 ед. хр. за 1940 – 2010 гг. – 2 ед. хр. (выбытие в оп. 1) + 1 ед. хр. (старая опись) = 269 ед. хр.
№ 7 Управление сельского хозяйства территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 94 ед. хр. за 1937 – 2004 гг. – 8 ед. хр. (выбытие в оп. 3 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 87 ед. хр.,
оп. 3 – 8 ед. хр.
№ 8 Управление образования территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 369 ед. хр. за 1927 – 2004 гг. – 12 ед. хр. (выбытие в оп. 4 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 358 ед. хр.,
оп. 3 – 29 ед. хр. за 1987 – 2004 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 30 ед. хр.,
оп. 4 – 12 ед. хр.
Во II полугодии 2021 года управленческой документации – 12 ед. хр. дел по личному составу – 156 ед. хр. в фонде:
№ 97 Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница»:
оп. 2 – 167 ед. хр. за 1935 – 1992 гг. – 12 ед. хр. (выбытие в оп. 4 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 156 ед. хр.,
оп. 4 – 12 ед. хр.
В процессе переработки планируется каталогизация: 10 дел/5 карточек.
В сфере комплектования:
В 2021 году продолжить работу по внедрению в практику работы архива и организаций-источников комплектования:
- Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и Инструкции по его применению, утверждённых приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и от 20.12.2019 № 237;
- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённых приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
- Типового положения о постоянно действующей комиссии организации-источника комплектования;
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регитрационный № 51922;
- работу по уточнению списка организаций-источников комплектования;
продолжить работу по:
- созданию архивных фондов личного происхождения, коллекций документов;
- оказанию методической помощи организациям-источникам комплектования по вопросам упорядочения, организации учёта и хранения документов на электронных носителях с применением Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
- инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео документов на электронных носителях;
- организации работы по упорядочению специфических (отраслевых) документов постоянного и долговременного сроков хранения, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования;
- своевременному проведению мероприятий по обеспечению сохранности и приёму на хранение архивных документов ликвидируемых органов и подведомственных им организаций.
В 2021 году принять на хранение архивные документы от ликвидированной организации Общество с ограниченной ответственностью «Строймонтаж» Чулымского района (оп. 1 – 4 ед. хр., оп. 2 – 65 ед. хр.).
Провести картонирование впервые поступивших ед. хр. в кол-ве 711 ед. хр. (629 ед. хр. – от организаций источников-комплектования, 5 дисков (1 диск фотодокументы на электронных носителях и 4 диска видеодокументы на электронных носителях), 69 ед. хр. – от ликвидированной организации, 8 ед. хр. – по внутриархивным работам (старая опись).
Продолжить работу по актуализации сведений в модуле «Организации-источники комплектования» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области».
Провести проверку делопроизводства в 2-х организациях-источниках комплектования (Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, муниципальное бюджетное учреждение «Комплексный центр социального обслуживания населения со стационаром социального обслуживания престарелых граждан и инвалидов Чулымского района Новосибирской области) оказать методическую помощь в организации хранения и учёта документов.
В целях сохранности, учета документов и в соответствии с Графиком согласования номенклатур, упорядочения и передачи документов организаций в отдел архивной службы администрации Чулымского района Новосибирской области на 2021 год, планируется подготовить описи дел по основной деятельности в 46 организациях на 516 дел за 2013 – 2017 годы, описи дел по личному составу на 535 дел за 2017 год и представить их на утверждение и согласование ЭПК управления ГАС.
Согласование номенклатур в 8 организациях (Ревизионная комиссия Чулымского района Новосибирской области, открытое акционерное общество «Большеникольское» Чулымского района Новосибирской области, закрытое акционерное общество «Базовское Чулымского района Новосибирской области, Государственное автономное учреждение Новосибирской области «Редакция газеты «Чулымская газета», Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница», Государственное бюджетное учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района», Муниципальное бюджетное учреждение «Центр бухгалтерского, материально-технического и информационного обеспечения Чулымского района», Муниципальное бюджетное учреждение «Комплексный центр социального обслуживания населения со стационаром социального обслуживания престарелых граждан и инвалидов Чулымского района Новосибирской области»).
Согласование Положений о постоянно действующей экспертной комиссии организаций-источников комплектования в 2 организациях (Совет депутатов и администрация Большеникольского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, Совет депутатов и администрация Воздвиженского сельсовета Чулымского района Новосибирской области).
В сфере информационных ресурсов и технологий:
- ведение автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации программного комплекса «Архивный фонд» и внесение информации в соответствии с требованиями Единого порядка заполнения полей единой автоматизированной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог».
Продолжить работу по:
- переводу в электронный формат вновь поступающих описей ко всем находящимся на хранении фондам в рамках наполнения ПК «Архивный фонд» для дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата;
- созданию электронного фонда пользования путём перевода в электронную форму (оцифровки) архивных фондов и документов, в том числе по сканированию распорядительных документов органов власти, аудиовизуальных документов.
В 2021 году будет проведена работа по оцифровке 5 фондов:
№ 3 Управление экономического развития, промышленности и торговли территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области – 242 ед. хр.;
№ 92 Управление финансов и налоговой политики территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области – 551 ед. хр.;
№ 104 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Куликовское Чулымского района Новосибирской области – 242 ед. хр.;
№ 158 Отдел экономики администрации Чулымского района Новосибирской области – 170 ед. хр.;
№ 159 Отдел сельского хозяйства администрации Чулымского района Новосибирской области.
В сфере использования архивных документов:
Продолжить работу по внедрению новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
Организовать 2 выставки документов и фотодокументов: к 80-летию начала Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., к 130-летию образования села Большеникольское Большеникольского сельсовета Чулымского района.
Опубликовать статью в районной газете «Чулымская газета» к 80-летию начала Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Подготовить и провести школьные уроки.
Исполнить 70 тематических запросов, 700 социально-правовых запроса,
Пополнить новыми материалами страницу архивной службы на сайте администрации Чулымского района.
Начальник отдела С.Г. Грязева