В 2020 году обеспечено выполнение всех плановых показателей.
Основные усилия отдела были сконцентрированы на главных направлениях архивной деятельности.
1. Обеспечение сохранности Архивного фонда Российской Федерации.
По улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе подшито 1.284 дела фондов:
№ 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области;
№ 99 Государственное автономное учреждение Новосибирской области «Редакция газеты «Чулымская газета»;
№ 103 Открытое акционерное общество «Ужаниха» Чулымского района Новосибирской области;
№ 108 Сельскохозяйственный производственный кооператив «Воздвиженский» Чулымского района Новосибирской области;
№ 115 Открытое акционерное общество Маслосыркомбинат «Чулымский» Чулымского района Новосибирской области;
№ 122 Территориальная администрация Чулымского района Новосибирской области;
№ 132 Чулымский районный узел связи Новосибирской области;
№ 133 Участок ремонта, строительства жилья Чулымского района Новосибирской области.
Отреставрировано 1.338 дел 12.880 листов в фондах:
№ 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области;
№ 99 Государственное автономное учреждение Новосибирской области «Редакция газеты «Чулымская газета»;
№ 103 Открытое акционерное общество «Ужаниха» Чулымского района Новосибирской области;
№ 108 Сельскохозяйственный производственный кооператив «Воздвиженский» Чулымского района Новосибирской области;
№ 115 Открытое акционерное общество Маслосыркомбинат «Чулымский» Чулымского района Новосибирской области;
№ 122 Территориальная администрация Чулымского района Новосибирской области;
№ 132 Чулымский районный узел связи Новосибирской области;
№ 133 Участок ремонта, строительства жилья Чулымского района Новосибирской области.
В 2020 году выявлено 1.057 ед. хр. для реставрации в 2021 году.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Принято на хранение:
762 ед. хр. управленческой документации от организаций, из них 21 ед. хр. от ликвидированной организации; 439 ед. хр. управленческой документации по внутри архивным работам:
- переработка описей – 1.394 ед. хр.:
Ф № 119 Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Чулымскому району Новосибирской области 118 ед. хр. – увеличилось на 7 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 4 ед. хр. (литерные неучтенные в итоговой записи) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано));
Ф № 115 Объединённый фонд предприятий Чулымского маслопрома Чулымского района Новосибирской области 151 ед. хр. – увеличилось на 16 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 15 ед. хр. (поступило из описи № 2));
73 ед. хр. – составлена опись № 3;
Ф № 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области 10 ед. хр. – увеличилось на 10 ед. хр. (поступило из описи № 2);
Ф № 122 Территориальная администрация Чулымского района Новосибирской области 214 ед. хр. – увеличилось на 31 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 1 ед. хр. (литерный неучтенный в итоговой записи) + 29 ед. хр. (расшито и сформировано));
Ф № 112 Чулымский районный суд Новосибирской области 164 ед. хр. – увеличилось на 5 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 2 ед. хр. (поступило из описи № 2) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано));
Ф № 135 Совет депутатов и администрация города Чулыма Чулымского района Новосибирской области 170 ед. хр. – увеличилось на 3 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано));
Ф № 108 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Воздвиженский Чулымского района Новосибирской области 175 ед. хр. – увеличилось на 2 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 1 ед. хр. (расшито и сформировано));
134 ед. хр. – составлена опись № 3, 18 ед. хр. перешифровка;
Ф № 103 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Ужаниха Чулымского района Новосибирской области
99 ед. хр. – увеличилось на 3 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано));
86 ед. хр. – составлена опись № 3.
Ф № 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области увеличилось на 47 ед. хр. – опись № 3 (поступила из Ф № 10 Объединённый архивный фонд машинотракторных станций Чулымского района Новосибирской области);
Ф № 157 Администрация Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (поступило из описи № 1 Ф 122);
Ф № 100 Закрытое акционерное общество «Суминское» Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (поступило из описи 1 Ф 108).
- усовершенствование описей 69 ед. хр.:
Ф № 117 Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Чулымскому району Новосибирской области 69 ед. хр. – увеличилось на 1 ед. хр. старая опись;
В плане на 2020 год на усовершенствование описей управленческой документации был запланирован Ф № 119 Инспекция Министерства РФ по налогам и сборам по Чулымскому району Новосибирской области. В процессе работы были выявлены дела с большим количеством листов, в связи с этим было сделано разделение дел и переработка описи.
Ф № 99 Государственное автономное учреждение Новосибирской области Редакция газеты «Чулымская газета» - увеличилось на 1 ед. хр. (поступило из описи № 2).
Принято на хранение:
169 ед. хр. дел по личному составу от ликвидированной организации; 669 ед. хр. по внутри архивным работам; 20 ед. хр. по результатам цикличной проверки наличия и состояния архивных документов:
- переработка описей 1.792 ед. хр.:
Ф № 115 Объединённый фонд предприятий Чулымского маслопрома Чулымского района Новосибирской области 403 ед. хр. – увеличилось на 46 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 45 ед. хр. (расшито и сформировано));
82 ед. хр. – составлена опись № 4;
Ф № 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области 62 ед. хр. – увеличилось на 2 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 1 ед. хр. (поступило из описи № 2 Ф 10);
Ф № 132 Чулымский районный узел связи Новосибирской области 119 ед. хр. – увеличилось на 2 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 1 ед. хр. (расшито и сформировано));
Ф № 112 Чулымский районный суд Новосибирской области 11 ед. хр. – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись);
Ф № 133 Объединённый фонд предприятий по ремонту и строительства жилья Чулымского района Новосибирской области 52 ед. хр. – увеличилось на 4 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 3 ед. хр. (расшито и сформировано));
5 ед. хр. – составлена опись № 3;
7 ед. хр. – составлена опись № 4;
Ф № 108 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Воздвиженский Чулымского района Новосибирской области 303 ед. хр. – увеличилось на 52 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 51 ед. хр. (расшито и сформировано));
187 ед. хр. – составлена опись № 4, 36 ед. хр. перешифровка;
Ф № 103 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Ужаниха Чулымского района Новосибирской области 382 ед. хр. – увеличилось на 37 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 32 ед. хр. (расшито и сформировано) + 4 ед. хр. (поступило из описи № 2 Ф 108));
179 ед. хр. – составлена опись № 4.
Ф № 100 Закрытое акционерное общество «Суминское» Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 27 ед. хр. (поступило из описи № 2 Ф 108).
- усовершенствование описей 19 ед. хр.:
Ф № 99 Государственное автономное учреждение Новосибирской области Редакция газеты «Чулымская газета» 13 ед. хр. – увеличилось на 1 ед. хр. старая опись;
Ф № 120 Государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района» 6 ед. хр. – увеличилось на 1 ед. хр. старая опись.
По проверке наличия и состояния архивных документов:
Ф № 103 Открытое акционерное общество «Ужаниха» Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 17 ед. хр. (3 ед. хр. (технические ошибки) + 14 ед. хр. (обнаружено);
Ф № 97 Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница» - увеличилось на 3 ед. хр. (технические ошибки).
Принято и описано в отделе архивной службы администрации Чулымского района:
1 ед. хр. 43 ед. уч. фотодокументы на электронных носителях; 4 ед. хр. 5 ед. уч. видеодокументы на электронных носителях; 3 ед. хр. – исследовательские работы учащихся (Ф № 175 Коллекция нетрадиционных документов).
Уменьшилось управленческой документации на 4 ед. хр. – в соответствии со ст. 4 ч. 1 Федерального Закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» в связи с отсутствием полномочий по хранению документов Чулымского районного суда Новосибирской области отдел архивной службы администрации Чулымского района вернул документы за 2005 год;
375 ед. хр. по внутриархивным работам:
- переработка описей:
Ф № 119 Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Чулымскому району Новосибирской области – уменьшилось на 2 ед. хр. (объединение дел);
Ф № 115 Объединённый архивный фонд предприятий Чулымского маслопрома Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 73 ед. хр. (выделено в опись № 3);
Ф № 122 Территориальная администрация Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 14 ед. хр. (13 ед. хр. (объединение дел) + 1 ед. хр. (выделено в опись № 1 Ф № 157));
Ф № 108 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Воздвиженский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 153 ед. хр. (1 ед. хр. (выделено в опись № 1 Ф № 100) + 134 ед. хр. (выделено в опись № 3, 18 ед. хр. перешифровка));
Ф № 103 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Ужаниха Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 86 ед. хр. (выбыло в опись № 3).
Ф № 10 Объединённый фонд машинотракторных станций Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 47 ед. хр. (выбыло в Ф № 82).
по личному составу уменьшилось на 594 ед. хр. по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф № 115 Объединённый архивный фонд предприятий Чулымского маслопрома Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 129 ед. хр. (32 ед. хр. (объединение дел) + 15 ед. хр. (выделено в опись № 1) + 82 ед. хр. (выделено в опись № 4));
Ф № 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 10 ед. хр. (выделено в опись № 1);
Ф № 112 Чулымский районный суд Новосибирской области – уменьшилось на 2 ед. хр. (выделено в опись № 1);
Ф № 133 Объединённый фонд предприятий по ремонту и строительства жилья Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 12 ед. хр. (5 ед. хр. (выделено в опись № 3) + 7 ед. хр. (выделено в опись № 4));
Ф № 108 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Воздвиженский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 254 ед. хр. (27 ед. хр. (выделено в опись № 2 Ф № 100) + 4 ед. хр. (выделено в опись № 2 Ф № 103) + 187 ед. хр. (выделено в опись № 4, 36 ед. хр. перешифровка));
Ф № 103 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Ужаниха Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 185 ед. хр. (6 ед. хр. (объединение дел) + 179 ед. хр. (выделено в опись № 4).
- по усовершенствованию описей:
Ф № 99 Государственное автономное учреждение Новосибирской области Редакция газеты «Чулымская газета» - уменьшилось на 1 ед. хр. (выделено в опись № 1).
Ф № 10 Объединённый фонд машинотракторных станций Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 1 ед. хр. (выделено в опись № 2 Ф № 82).
Закартонировано впервые 2.067 ед. хр., в связи с выбытием показатель 1.094 ед. хр.
Представлено на утверждение и согласование ЭПК УГАС НСО описи на дела: управленческой документации – 870 ед. хр., по личному составу – 572 ед. хр., фотодокументы на электронных носителях – 1 ед. хр. 43 ед. уч., видеодокументы на электронных носителях – 4 ед. хр. 5 ед. уч. Коллекция нетрадиционных документов – 3 ед. хр.
Проверено делопроизводство в 4 организациях-источниках комплектования: Совет депутатов и администрация Кабинетного, Пеньковского, Ужанихинского сельсоветов и Общество с ограниченной ответственностью «Кировское» Чулымского района Новосибирской области.
Проведён семинар-совещание с чествованием ветеранов архивного дела и лучших специалистов организаций-источников комплектования архива, ответственных за делопроизводство.
В списке источников комплектования – 63 организации.
В 2020 году из списка организаций-источников комплектования было исключено 3 организации (2 федеральные организации: Прокуратура Чулымского района Новосибирской области и Чулымский районный суд Новосибирской области, 1 негосударственная организация: Чулымское производственно-торговое потребительское общество Новосибирской области, в связи с ликвидацией).
На основании нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения в 2020 году были усовершенствованы и согласованы номенклатуры дел в 55 организациях-источниках комплектования (26 организаций – Советы депутатов и администрации сельсоветов Чулымского района; 2 организации – Совет депутатов и администрация города Чулыма; Совет депутатов Чулымского района; администрация Чулымского района и 8 структурных подразделений являющихся источниками-комплектования; 15 избирательных комиссий; общество с ограниченной ответственностью «Кировское»; управление финансов и налоговой политики Чулымского района).
Новое положение о постоянно действующей экспертной комиссии согласовано с 61 организацией-источником комплектования отдела архивной службы администрации Чулымского района из 63 организаций-источников комплектования.
3. Создание учётных БД и автоматизированных НСА.
В 2020 году в базу данных «Архивный фонд» внесено 12 описей и 1 фонд (Коллекция нетрадиционных документов).
Уменьшилось на одну опись по личному составу (опись № 2 Ф № 10 Объединённый фонд машинотракторных станций Чулымского района Новосибирской области была исключена из данного фонда, в связи с тем, что её ед. хр., были выделены в опись № 2 Ф № 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области).
Фонд № 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области переведен из категории личного состава в категорию управленческой документации (были выделены дела из описи № 2 во вновь составленную опись № 1).
По переводу описей дел в электронный формат внесено 2.067 заголовка дел в БД «Архивный фонд» (4.1. версия), выбыло 973 заголовка, всего увеличилось на 1.094 заголовка дел.
По переводу в электронную форму архивных фондов и документов в 2020 году было отсканировано 1.385 ед.хр., 88.763 образа (фонды: № 50 Совет депутатов и администрация Ужанихинского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 57 Совет депутатов и администрация Осиновского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области).
Раннее были отсканированы фонды: № 1а Ужанихинский район Западно-Сибирского края, № 2 Исполнительный комитет Чулымского районного Совета народных депутатов Новосибирской области, № 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области, № 146 Территориальный Совет депутатов Чулымского района Новосибирской области, № 122 Территориальная администрация Чулымского района Новосибирской области, № 135 Совет депутатов и администрация города Чулыма Чулымского района Новосибирской области, № 34 Совет депутатов и администрация Серебрянского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 93 Совет депутатов и администрация Воздвиженского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 65 Совет депутатов и администрация Куликовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 63 Совет депутатов и администрация Каякского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 64 Совет депутатов и администрация Большеникольского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 67 Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 99 Государственное автономное учреждение Новосибирской области «Редакция газеты «Чулымская газета»», № 55 Совет депутатов и администрация Кокошинского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 56 Совет депутатов и администрация Чикманского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 58 Совет депутатов и администрация Кабинетного сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 157 администрация Чулымского района Новосибирской области, № 25 Совет депутатов и администрация Базовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, № 89 Чулымский районный комитет народного контроля Новосибирской области, № 102 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Чикман Чулымского района Новосибирской области, № 103 Открытое акционерное общество «Ужаниха» Чулымского района Новосибирской области, № 100 Закрытое акционерное общество «Суминское» Чулымского района Новосибирской области, № 101 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Золотая Грива Открытое акционерное общество «Золотая Грива» Чулымского района Новосибирской области, № 30 Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области.
Всего оцифровано 28 фондов – 9.924 ед. хр. (9.253 ед. хр. на бумажных носителях и 671 ед. хр. фотодокументы). Все отсканированные ед. хр. включены в паспорт архива группы 2 фонд пользования. Работы по оцифровке документов проводятся на специальном оборудовании Optima V.
В 2020 году продолжалась работа по заполнению модуля Электронного фонда Новосибирской области «Организации-источники комплектования».
4. Предоставление информационных услуг и использование документов.
Для информирования населения и популяризации архивных документов подготовлено и проведено 4 выставки фотодокументов и документов Архивного фонда Чулымского района, из них: 1 выставка была подготовлены и проведены в МКУК «Районный дом культуры и досуга» Чулымского района (к Собранию представителей организаций, предприятий, учреждений и общественности Чулымского района по итогам 2019 года); 2 выставки были подготовлены и проведены в отделе архивной службы администрации Чулымского района (к 75-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг. и к 100-летию Сибархива); 1 электронная выставка, посвящённая 75-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.. Размещена 1 статья в электронном виде «С заводом связанные судьбы», посвящённая 75-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг.. Опубликована 1 статья в газете «Чулымская газета» к 100-летию Сибархива. Проведи 2 экскурсии, 2 школьных урока.
Было направлено 10 информационных письма о юбилейных датах в Серебрянский, Кокошинский, Иткульский (2), Куликовский, Каякский, Ужанихинский, Осиновский, Базовский сельсоветы и в Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Чулымская центральная районная больница».
В соответствии с планом мероприятий архивных органов и учреждений Новосибирской области, посвящённых празднованию 100-летия Сибархива отделом архивной службы администрации Чулымского района проведены следующие мероприятия:
- в отделе архивной службы администрации Чулымского района была открыта и проведена выставка архивных документов «Документы с архивной полки»;
- 2 школьных урока «Архив – кладезь знаний о прошлом», с учащимися муниципального казённого общеобразовательного учреждения Чулымский лицей;
- опубликована статья в «Чулымской газете» № 10 от 07.03.2020 «История без прикрас»;
- проведено 2 экскурсии в отделе архивной службы «Архив – богатство, которому нет цены».
В 2020 году на странице отдела архивной службы на официальном интернет-сайте администрации Чулымского района размещено 7 информаций о работе отдела архивной службы администрации Чулымского района и 1 информации были направлены в Управление ГАС для размещения на сайте. За отчётный период зарегистрировано 416 посещения страницы пользователями ПК.
В 2020 году поступило 703 запроса социально-правового характера, исполнены все: 595 - положительно, 20 – не профильные с рекомендациями, 56 – не профильные (не полные). Исполнено 80 тематических запроса по вопросам о передаче имущества, о подтверждении родства, поиска информации о родственниках.
Зарегистрировано 10 посещений архива 10 исследователями. Работали с документами по вопросам истории малых деревень, переселенцев. По поиску данных о родственниках. Это работники и учащиеся школ города Чулыма и Чулымского района, жители Чулымского района, г. Новосибирска. При работе использованы документы исполнительного комитета Чулымского района, г. Чулыма, редакции газеты «Чулымская газета», похозяйственные книги.
Для укрепления материально-технической базы отдела архивной службы администрации Чулымского района в 2020 году технические средства не приобретались.
В штате отдела архивной службы администрации Чулымского района числится 3 ед.: начальник, главный специалист, ведущий специалист.
Начальник отдела С.Г. Грязева