Чулымский муниципальный район Новосибирской области

   
    1.1. Отдел архивной службы администрации района (далее отдел) создаётся в целях ведения архивного дела на территории Чулымского района, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Новосибирской области, относящихся к муниципальной собственности и других архивных документов.
    1.2. Отдел является структурным подразделением администрации района без статуса юридического лица. Отдел имеет печать со своим наименованием для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально – правового характера, исполненных на основе архивных документов.     1.3. В составе отдела действуют:
        - хранилище управленческой, научно
        - технической документации и фондов личного происхождения, аудиовизуальных документов постоянного срока хранения;
        - хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.
    1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», Законодательством Новосибирской области об архивном деле в Новосибирской области, другими законами Новосибирской области, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами органов государственной власти Новосибирской области, муниципальными правовыми актами, а также правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, нормативно – методическими документами областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела, настоящим Положением.
    1.5. В своей деятельности отдел взаимодействует с областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями, со средствами массовой информации.
    1.6. Штатная численность и номенклатура должностей муниципальных служащих - работников отдела утверждается Советом депутатов района по представлению главы администрации района.
    1.7. Финансирование и материально – техническое обеспечение отдела осуществляется администрацией района за счёт средств местного бюджета по смете администрации. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из бюджета Новосибирской области на осуществление переданных администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Российской Федерации или Новосибирской области, направленные для реализации федеральных или областных целевых программ по архивному делу.
    1.8. Администрация района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работников отдела и условий пользователям для работы с архивными документами. В случае передачи помещения (здания), в котором размещён отдел, другим организациям, администрация предварительно предоставляет отделу равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение (здание).
 
    Основными задачами отдела являются:
    2.1. Осуществление на территории района полномочий муниципальных образований в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», а также Законодательством Новосибирской области об архивном деле в Новосибирской области.
    2.2. Обеспечение сохранности и ведение государственного учёта архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
    2.3. Комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения района и Новосибирской области в целом.
    2.4. Организационно – методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Новосибирской области, другие архивные документы.
    2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
    2.6. Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области и находящихся на территории района, при наделении ими администрации района в установленном порядке.
 
    Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
    3.1. Обеспечивает хранение:
        - архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, организаций, созданных для реализации полномочий муниципальных образований Новосибирской области, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий;
        - архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, образовавшихся в деятельности государственных учреждений, предприятий и организаций, действовавших на территории района на всём протяжении его истории, образовавшихся в деятельности территориальных органов государственной власти, в деятельности организаций, отнесённых к федеральной собственности, в том числе архивные документы органов прокуратуры, судов, налоговых органов, Пенсионного фонда РФ и других, хранившиеся в отделах архивной службы территориальных администраций; а также документы, созданные до 1 января 2005 г. в процессе деятельности территориальных администраций и структурных подразделений территориальных администраций, территориальных Советов депутатов районов Новосибирской области, переданные из государственной собственности Новосибирской области в муниципальную собственность района;
        - архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей негосударственных организаций, общественных и религиозных объединений и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Новосибирской области и другие архивные документы, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в отдел на договорной основе;
        - документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории района;
        - печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
        - учётных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
    3.2. Осуществляет учёт документов, принятых в отдел; представляет в установленном порядке учётные данные в областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела.
    3.3.. Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
    3.4. Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся в отделе документов, внесение их в установленном порядке на рассмотрение главе администрации района и реализацию принятых решений.
    3.5. Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе, в том числе на основе методических рекомендаций областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела.
    3.6. Составляет списки организаций – источников комплектования отдела и представляет их в установленном порядке на согласование в областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела, и на утверждение - главе администрации района; ведёт систематическую работу по уточнению списков;
    3.7. Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор архивных документов организаций – источников комплектования для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их приём в отдел;
    3.8. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию отдела документами по истории района, находящимися в архивохранилищах других субъектов федерации и за рубежом, нетрадиционными документами, в том числе записями воспоминаний, материалами кино и видеосъёмки районных мероприятий и знаменательных событий, юбилеев населённых пунктов и т. п. документами;
    3.9. Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях – источниках комплектования отдела;
    3.10. Обеспечивает в установленном порядке ведение учёта архивных документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района;
    3.11. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование локальных нормативно – методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству;
    3.12. Обеспечивает в установленном порядке рассмотрение областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела описей дел постоянного хранения и по личному составу, поступивших от организаций – источников комплектования отдела;
    3.13. Обеспечивает рассмотрение и утверждение областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приёму в отдел;
    3.14. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций и делопроизводственных служб, распространяет их положительный опыт среди организаций – источников комплектования отдела;
    3.15. Оказывает организационно – методическую помощь организациям – источникам комплектования отдела, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов;
    3.16. Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях района, повышению квалификации работников делопроизводственных служб, внесение предложений в установленном порядке на рассмотрение главе администрации района и реализацию принятых решений.
    3.17. Осуществляет информирование органов местного самоуправления, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов отдела по актуальной тематике;
    3.18. Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию путём выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, подготовки заверенных копий архивных документов, выписок из них.
    3.19. Организует работу пользователей архивными документами непосредственно в отделе, готовит копии документов по их запросам.
    3.20. Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью, школьных уроков, экскурсий в отдел, ведёт публикацию архивных документов.
    3.21. Обеспечивает исполнение социально – правовых запросов граждан на основе принятых в отдел документов по личному составу, выдаёт заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.
    3.22.Осуществляет приём граждан, рассматривает их заявления и консультирует их по вопросам розыска архивных документов;
    3.23. Создаёт и совершенствует поисково – справочный аппарат к документам, хранящимся в отделе, в том числе Справочник о составе и содержании фондов отдела, автоматизированные информационно – поисковые системы, базы данных.
    3.24. Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области и находящихся на территории района, при наделении ими администрации района в установленном порядке.
    3.25. Обеспечивает подготовку для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления района проектов муниципальных правовых актов по вопросам развития архивного дела в районе, совершенствования работы отдела.
 
    Отделу архивной службы предоставляется право:
    4.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела;
    4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории района, обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения архивных документов, организации документов в делопроизводстве, устранению выявленных недостатков.
    4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчинённости и форм собственности, необходимые сведения об организации хранения и состоянии сохранности архивных документов, организации документов в делопроизводстве, использовании в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
    4.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории района, независимо от их ведомственной подчинённости и форм собственности, требований Законодательства Новосибирской области по архивному делу.
    4.5. Ставить перед администрацией района и областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в муниципальных и иных организациях, а также физических лиц.
    4.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и её структурными подразделениями. Представлять администрацию района в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвовать в международном информационном обмене.
    4.7. Запрашивать и получать сведения, необходимые для работы по уточнению списков источников комплектования отдела.
    4.8. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций.
    4.9. Взаимодействовать с Новосибирским региональным отделением Российского общества историков – архивистов, областным государственным учреждением «Государственный архив Новосибирской области» в решении организационно – методических и практических вопросах архивного дела.
 
    5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации района в порядке, установленном администрацией района в соответствии с законодательством о муниципальной службе, Трудовым кодексом Российской Федерации. При смене начальника отдела приём – передача дел проводится комиссией, созданной распоряжением главы администрации района. Акт приёма – передачи архивных фондов и архивных документов утверждается главой администрации района и представляется в областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела.
    5.2. Начальник отдела:
        5.2.1. Организует деятельность отдела и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;
        5.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в районе перед администрацией района и в установленном порядке – перед областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела.
        5.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу отдела в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ, материалах.
        5.2.4. Решает вопросы выдачи документов во временное пользование организациям, и пользователям - для работы в помещении отдела.
   5.3.Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, на основе федеральных и областных целевых программ, планов работы, утверждаемых главой администрации района с учётом рекомендаций областного исполнительного органа государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела.
    5.4. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется по согласованию с областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела, в установленном законодательством Российской Федерации и Новосибирской области порядке главой администрации района.