Основными задачами, которые выполнял отдел архивной службы, являлись: обеспечение сохранности документального исторического наследия Чулымского района; увеличение объёма Архивного фонда Чулымского района, как важной составляющей части государственных информационных ресурсов; удовлетворение потребностей в реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и общественных организаций в архивной информации; ведение учёта документов Архивного фонда Чулымского района, внедрение информационных технологий в отделе архивной службы.
В 2025 году ремонтные работы не проводились. Были приобретены первичные средства для хранения архивных документов (архивные коробки) и мобильное выставочное оборудование.
В целях повышения пожарной безопасности отдел архивной службы администрации Чулымского района оснащён: охранно-пожарной сигнализацией, огнетушителями. Есть утверждённый Главой Чулымского района План эвакуации людей и материальных ценностей в случаи возникновения пожара в отделе архивной службы. Распоряжением администрации Чулымского района Новосибирской области от 04.02.2013 № 36-р назначено ответственное лицо за охрану труда и пожарную безопасность в отделе архивной службы администрации Чулымского района.
Копирование документов для пользователей осуществляется сотрудниками архива.
Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Управленческой документации увеличилось на 1.080 ед. хр.:
504 ед. хр. принято на хранение от организаций; 576 ед. хр. по внутри архивным работам;
- переработка описей:
Ф. № 27 Преображенский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись);
16 ед. хр. – составлена опись № 3
Ф. № 102 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Чикман Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 3 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано);
114 ед. хр. – составлена опись № 6
Ф. № 105 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Базово Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись);
211 ед. хр. – составлена опись № 3
Ф. № 93 Объединённый архивный фонд органов государственной власти и местного самоуправления Воздвиженского сельсовета Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 30 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 29 ед. хр. (расшито и сформировано);
197 ед. хр. Составлена опись № 4.
- усовершенствование описей:
Ф. 143 Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Чулымском районе Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись);
Ф. № 97 Муниципальное бюджетное учреждение здравоохранения «Чулымская центральная районная больница» - увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись);
Ф. № 30 Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись).
Дел по личному составу увеличилось на 195 ед. хр.:
по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф. № 105 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Базово Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 22 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 21 ед. хр. (расшито и сформировано));
168 ед. хр. – составлена опись № 4;
Ф. № 154 Муниципальное общеобразовательное учреждение лицей № 7 Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 5 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 4 ед. хр. (расшито и сформировано)).
Принято и описано в отделе архивной службы администрации Чулымского района:
Ф. № 2Ф фотодокументы на электронных носителях – 38 ед. хр. (описание);
Ф. № 1В Видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр. (описание);
Ф. № 175 Коллекция нетрадиционных документов Чулымского района Новосибирской области – 4 ед. хр.
Итого: поступило 1.322 ед. хр.
Уменьшилось управленческой документации на 540 ед. хр.:
по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф. № 27 Преображенский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 16 ед. хр. (выделено в опись № 3).
Ф. № 102 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Чикман Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 114 ед. хр. (выделено в опись № 6).
Ф. № 105 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Базово Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 211 ед. хр. (выделено в опись № 3).
Ф. № 93 Объединённый архивный фонд органов государственной власти и местного самоуправления Воздвиженского сельсовета Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 199 ед. хр. (2 ед. хр. (объединение дел) + 197 ед. хр. (выделено в опись № 4).
Дел по личному составу уменьшилось на 170 ед. хр.:
по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф. № 105 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Базово Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 170 ед. хр. (2 ед. хр. (объединение дел) + 168 ед. хр. (выделено в опись № 4 )).
Итого: уменьшилось на 710 ед. хр.
Закартонировано впервые 1.322 ед. хр., в связи с выбытием показатель 612 ед. хр.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы в 2025 году было проверено 4.197 дел в 10 фондах.
Представлено на утверждение и согласование ЭПК УГАС НСО описи на дела: управленческой документации – 552 ед. хр., по личному составу – 345 ед. хр., фотодокументы на электронных носителях – 38 ед. хр., видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр.
Проверено делопроизводство в 2 организациях-источниках комплектования: Совет депутатов и администрация Куликовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, Совет депутатов и администрация Кокошинского сельсовета Чулымского района.
Разработана и согласована Инструкция по делопроизводству с учреждением, включённым в список организаций-источников комплектования в 2024 году. Разработано и согласовано три номенклатуры дел организаций-источников комплектования.
Проведён семинар-совещание со специалистами ответственными за делопроизводство.
В списке источников комплектования – 45 организаций.
В 2025 году переработано описей управленческой документации – 1.024 ед. хр., по личному составу – 453 ед. хр.; усовершенствовано описей управленческой документации – 457 ед. хр.
Создание учётных БД и автоматизированных НСА.
В 2025 году в ГИС НСО «ЦАП» внесено 6 впервые поступивших описей, 1 фонд, № 177 Муниципальное казённое общеобразовательное учреждение Чулымский лицей.
По переводу описей дел в электронный формат внесено 1.322 заголовка дел в ГИС НСО «ЦАП» выбыло 710 заголовок, всего увеличилось на 612 заголовка дел.
По переводу в электронную форму архивных фондов и документов в 2025 году было отсканировано 1.029 ед. хр., 73.195 образа (фонды: № 87 Открытое акционерное общество «Иткульское» Чулымского района Новосибирской области; № 94 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Осиновский Чулымского района Новосибирской области; № 96 Отдел культуры территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области; № 97 Муниципальное бюджетное учреждение здравоохранения «Чулымская центральная районная больница»; № 120 Государственное бюджетное учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района»),
Всего оцифровано 86 фондов – 16.424 ед. хр. (15.753 ед. хр. на бумажных носителях и 671 ед. хр. фотодокументы). Все отсканированные ед. хр. включены в паспорт архива группы 2 фонд пользования. Работы по оцифровке документов проводятся на специальном оборудовании Optima V.
В 2025 году продолжалась работа по заполнению модуля «Источники комплектования» в ГИС НСО «ЦАП».
Предоставление информационных услуг и использование документов.
Для информирования населения и популяризации архивных документов, а также в рамках мероприятий патриотической направленности отделом архивной службы было подготовлено и проведено:
- выставка, посвящённая 80-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг. «Герои Советского Союза Чулымского района»;
- выставка, посвящённая 105-летию образования Сибархива «Вехи истории»;
- выставка, посвящённая 25-летию утверждения государственного флага, герба и гимна Российской Федерации.
- выставка, посвящённая 5-летию со дня присвоения Новосибирску звания «Город трудовой доблести».
- 4 школьных урока;
- 4 экскурсии.
Размещено 3 статьи в электронном виде к 80-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг., к 105-летию образования Сибархива, к 5-летию со дня присвоения Новосибирску звания «Город трудовой доблести».
Было направлено 5 информационных письма о юбилейных датах в Иткульский, Каякский, Кокошинский, Куликовский, Воздвиженский сельсоветы.
В 2025 году на странице отдела архивной службы на официальном интернет-сайте администрации Чулымского района размещено 10 информаций о работе отдела архивной службы администрации Чулымского района. За отчётный период зарегистрировано 457 посещений страницы пользователями ПК. Было размещённо четыре поста в социальных сетях, зарегистрировано 2.682 просмотра.
В 2025 году поступило 601 запрос социально-правового характера, исполнены все: 469 - положительно, 23 – не профильные с рекомендациями, 58 – не профильные (не полные). Исполнено 88 тематических запроса по вопросам о подтверждении родства, поиска информации о родственниках, переименовании организаций, предприятий, учреждений.
Зарегистрировано 14 посещений архива 10 исследователями. Работали с документами по вопросам: истории малых деревень, переселенцев, по истории образования предприятий, организаций, по поиску данных о родственниках. Это работники и учащиеся школ города Чулыма и Чулымского района, жители Чулымского района, г. Новосибирска. При работе использованы документы: исполнительного комитета Чулымского районного Совета народных депутатов, исполнительного комитета Чулымского городского Совета народных депутатов, редакции газеты «Чулымская газета», похозяйственные книги.
В штате отдела архивной службы администрации Чулымского района числится 3 ед.: начальник, 2 главных специалиста.
Начальник отдела С.Г. Грязева