Основными задачами, которые выполнял отдел архивной службы, являлись: обеспечение сохранности документального исторического наследия Чулымского района; увеличение объёма Архивного фонда Чулымского района, как важной составляющей части государственных информационных ресурсов; удовлетворение потребностей в реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и общественных организаций в архивной информации; ведение учёта документов Архивного фонда Чулымского района, внедрение информационных технологий в отделе архивной службы.
В 2024 году ремонтные работы не проводились. Были приобретены средства для хранения документов (архивные коробки), конверты для хранения DVD|CD дисков и железные шкафы для хранения документов.
В целях повышения пожарной безопасности отдел архивной службы администрации Чулымского района оснащён: охранно-пожарной сигнализацией, огнетушителями. Есть утверждённый Главой Чулымского района План эвакуации людей и материальных ценностей в случаи возникновения пожара в отделе архивной службы. Распоряжением администрации Чулымского района Новосибирской области от 04.02.2013 № 36-р назначено ответственное лицо за охрану труда и пожарную безопасность в отделе архивной службы администрации Чулымского района.
Копирование документов для пользователей осуществляется сотрудниками архива.
По улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе отреставрировано 24 дел 94 листа фондов:
№ 5 Райком профсоюза работников сельского хозяйства Чулымского района Новосибирской области;
№ 13 Дирекция киносети Чулымского района Новосибирской области.
Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Принято на хранение:
497 ед. хр. управленческой документации от организаций; 117 ед. хр. по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф № 147 Объединённый архивный фонд строительно-монтажных и ремонтно-строительных предприятий Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (поступило из описи № 2) – составлена опись № 1;
Ф № 5 Чулымская районная общественная организация профсоюза работников агропромышленного комплекса Российской Федерации – увеличилось на 5 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 4 ед. хр. (расшито и сформировано);
Ф № 6 Объединённый архивный фонд предприятий по коммерческо-производственному и материально-техническому снабжению предприятий и организаций агропромышленного комплекса Чулымского района – увеличилось на 1 ед. хр. (поступило из описи № 2) – составлена опись № 1;
Ф № 24 Тарыгинский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 5 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 3 ед. хр. (поступило из описи № 2 за 1942 – 1949 гг.) + 1 ед. хр. (включена старая опись № 2);
Ф № 54 Отдел торговли исполнительного комитета Чулымского районного Совета депутатов трудящихся Новосибирской области – увеличилось на 2 ед. хр. (поступило из описи № 2 за 1937 – 1949 гг.) – составлена опись № 3;
Ф № 94 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Осиновский Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 4 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 3 ед. хр. (расшито и сформировано);
97 ед. хр. – составлена опись № 3;
Ф № 21 Дорожный отдел исполнительного комитета Чулымского Совета депутатов трудящихся – увеличилось на 2 ед. хр. (1 ед. хр. (поступило из описи № 2 за 1934 – 1945 гг.) + 1 ед. хр. (включена старая опись № 2).
Принято на хранение:
417 ед. хр. по внутри архивным работам:
- переработка описей:
- переработка описей:
Ф № 147 Объединённый архивный фонд строительно-монтажных и ремонтно-строительных предприятий Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 2 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 1 ед. хр. (расшито и сформировано));
25 ед. хр. – составлена опись № 3;
36 ед. хр. – составлена опись № 4;
3 ед. хр. – составлена опись № 5.
Ф № 6 Объединённый архивный фонд предприятий по коммерческо-производственному и материально-техническому снабжению предприятий и организаций агропромышленного комплекса Чулымского района – увеличилось на 3 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано));
23 ед. хр. – составлена опись № 3.
Ф № 54 Отдел торговли исполнительного комитета Чулымского районного Совета депутатов трудящихся Новосибирской области – увеличилось на 2 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 1 ед. хр. (расшито и сформировано)).
Ф № 94 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Осиновский Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 3 ед. хр. (1 ед. хр. старая опись) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано));
148 ед. хр. – составлена опись № 4.
Ф № 102 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Чикман Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 68 ед. хр. ( 1 ед. хр. (старая опись) + 12 ед. хр. (расшито и сформировано) + 55 ед. хр. поступило из Ф № 94 описи № 2);
104 ед. хр. – составлена опись № 5.
Принято и описано в отделе архивной службы администрации Чулымского района:
Ф. № 2Ф фотодокументы на электронных носителях – 33 ед. хр. (описание);
Ф № 1В Видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр. (описание);
Итого: поступило 1.069 ед. хр.
Уменьшилось управленческой документации на 99 ед. хр.:
- переработка описей:
Ф № 5 Чулымская районная общественная организация профсоюза работников агропромышленного комплекса Российской Федерации – уменьшилось на 2 ед. хр. (объединение дел).
Ф № 94 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Осиновский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 97 ед. хр. (выделено в опись № 3);
Дел по личному составу уменьшилось на 402 ед. хр.:
по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф № 147 Объединённый архивный фонд строительно-монтажных и ремонтно-строительных предприятий Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 65 ед. хр. (25 ед. хр. (выделено в опись № 3) + 1 ед. хр. (выделено в опись № 1 (УД)) + 36 ед. хр. (выделено в опись № 4) + 3 ед. хр. (выделено в опись № 5).
Ф № 6 Объединённый архивный фонд предприятий по коммерческо-производственному и материально-техническому снабжению предприятий и организаций агропромышленного комплекса Чулымского района – уменьшилось на 24 ед. хр. (23 ед. хр. (выделено в опись № 3) + 1 ед. хр. (выделено в опись № 1 (УД).
Ф № 24 Тарыгинский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 3 ед. хр. (3 ед. хр. (выделено в опись № 1 (УД)).
Ф № 54 Отдел торговли исполнительного комитета Чулымского районного Совета депутатов трудящихся Новосибирской области – уменьшилось на 2 ед. хр. (2 ед. хр. выделено в опись № 3 (УД)).
Ф № 94 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Осиновский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 203 ед. хр. (55 ед. хр. (выделено в опись № 2 Ф № 102) + 148 ед. хр. (выделено в опись № 4).
Ф № 102 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Чикман Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 104 ед. хр. (104 ед. хр. выделено в опись № 5).
Ф № 21 Дорожный отдел исполнительного комитета Чулымского Совета депутатов трудящихся – уменьшилось на 1 ед. хр. (1 ед. хр. (выделено в опись № 1 (УД)).
Итого: уменьшилось на 501 ед. хр.
Закартонировано впервые 1.069 ед. хр., в связи с выбытием 501 ед. хр. показатель 568 ед. хр.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы в 2024 году было проверено 2.938 дел в 7 фондах.
Представлено на утверждение и согласование ЭПК УГАС НСО описи на дела: управленческой документации – 491 ед. хр., по личному составу – 449 ед. хр., фотодокументы на электронных носителях – 33 ед. хр., видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр.
Проверено делопроизводство в 2 организациях-источниках комплектования: Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, Совет депутатов и администрация Каякского сельсовета Чулымского района Новосибирской области.
Разработано и согласовано Положение об экспертной комиссии с учреждением, включённым в список организаций-источников комплектования в 2024 году.
Проведён семинар-совещание со специалистами ответственными за делопроизводство о Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.
В списке источников комплектования – 44 организаций.
В 2024 году в список организаций-источников комплектования была включена одна организация: Муниципальное казённое общеобразовательное учреждение Чулымский лицей.
В 2024 году переработано описей управленческой документации – 348 ед. хр., по личному составу – 1.223 ед. хр.
Создание учётных БД и автоматизированных НСА.
В 2024 году в ГИС НСО «ЦАП» внесено 12 впервые поступивших описей, 1 фонд, № 176 Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования Дом детского творчества Чулымского района.
3 фонда: № 6 Объединённый архивный фонд предприятий по коммерческо-производственному и материально-техническому снабжению предприятий и организаций агропромышленного комплекса Чулымского района; № 21 Дорожный отдел исполнительного комитета Чулымского Совета депутатов трудящихся; № 147 Объединённый архивный фонд строительно-монтажных и ремонтно-строительных предприятий Чулымского района Новосибирской области, были переведены из категории личного состава в категорию управленческой документации.
По переводу описей дел в электронный формат внесено 1.069 заголовка дел в ГИС НСО «ЦАП» выбыло 501 заголовок, всего увеличилось на 568 заголовка дел.
По переводу в электронную форму архивных фондов и документов в 2024 году было отсканировано 1.364 ед. хр., 126.792 образа (фонды: № 28 Филимоновский сельский Совет народных депутатов Чулымского района Новосибирской области; № 33 Ужанихинская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области; № 37 Объединённый фонд колхозов Иткульского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области; № 38 Муниципальное казённое учреждение «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних Чулымского района Новосибирской области»; № 39 Объединённый фонд колхозов Серебрянского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области; № 40 Новогеоргиевский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области; № 41 Муниципальное унитарное предприятие Чулымского района «Серебрянское жилищно-коммунальное хозяйство»; № 42 Отдел по физической культуре и спорту администрации Чулымского района; № 43 Муниципальное унитарное предприятие «Кокошинское жилищно-коммунальное хозяйство»; № 44 Общество с ограниченной ответственностью «Строймонтаж»; № 48 Александровский сельский Совет депутатов трудящихся. Исполнительный комитет; № 54 Отдел торговли районного исполнительного комитета Чулымского района Новосибирской области; № 59 Илюшинский сельский Совет депутатов трудящихся; № 60 Объединённый фонд колхозов Куликовского сельского совета Чулымского района Новосибирской области; № 62 Кокошинское управление рабочего снабжения «Главлесмет» Чулымского района Новосибирской области; № 69 Сенопункт «Главлесмет» Кокошинского сельского совета Чулымского района Новосибирской области; № 71 Объединённый фонд колхозов Чикманского сельского совета Чулымского района Новосибирской области; № 73 Объединённый фонд колхозов Базовского сельского совета Чулымского района Новосибирской области; № 74 Объединённый фонд колхозов Ужанихинского сельского совета Чулымского района Новосибирской области; № 80 Инспекция сельского хозяйства Чулымского района Новосибирской области; № 81 Объединённый фонд колхозов Большеникольского сельского совета Чулымского района Новосибирской области; № 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области; № 85 Объединённый фонд колхозов Кокошинского сельского совета Чулымского района Новосибирской области; № 86 Чулымское производственно-торговое потребительское общество Новосибирской области; № 98 Дорожное ремонтно-строительное управление № 1 Запсибавтодор р/о «Росавтомагистраль Министерства РСФСР»; № 143 Управление Пенсионного фонда в Чулымском районе Новосибирской области; № 152 Отдел социальной защиты населения Чулымского района Новосибирской области).
Всего оцифровано 81 фонд – 15.395 ед. хр. (14.724 ед. хр. на бумажных носителях и 671 ед. хр. фотодокументы). Все отсканированные ед. хр. включены в паспорт архива группы 2 фонд пользования. Работы по оцифровке документов проводятся на специальном оборудовании Optima V.
В 2024 году продолжалась работа по заполнению модуля «Источники комплектования» в ГИС НСО «ЦАП».
Предоставление информационных услуг и использование документов.
Для информирования населения и популяризации архивных документов, а также в рамках мероприятий патриотической направленности отделом архивной службы было подготовлено и проведено:
- выставка, посвящённая 79-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг. «Навечно в памяти народной»;
- выставка, посвящённая 70-летию начала освоения целинных и залежных земель в СССР;
- фотовыставка, посвящённая 100-летию Чулымского района.
- выставка, посвящённая 75-летию со дня рождения Майданюка Фёдора Акимовича, Почётного жителя города Чулыма, поэта, художника, мастера деревянных скульптур;
- 4 школьных урока;
- 4 экскурсии.
Размещено 3 статьи в электронном виде к 75-летию со дня рождения Майданюка Фёдора Акимовича, Почётного жителя города Чулыма, поэта, художника, мастера деревянных скульптур; к 70-летию начала освоения целинных и залежных земель в СССР и к 100-летию Чулымского района.
Было направлено 4 информационных письма о юбилейных датах в Кабинетный, Ужанихинский, Серебрянский сельсоветы, МКУ «Центр бухгалтерского, материально-технического и информационного обеспечения Чулымского района».
В 2024 году на странице отдела архивной службы на официальном интернет-сайте администрации Чулымского района размещено 7 информаций о работе отдела архивной службы администрации Чулымского района. За отчётный период зарегистрировано 450 посещений страницы пользователями ПК. Было размещённо три поста в социальных сетях, зарегистрировано 3.175 просмотра.
В 2024 году поступило 652 запроса социально-правового характера, исполнены все: 480 - положительно, 33 – не профильные с рекомендациями, 82 – не профильные (не полные). Исполнено 104 тематических запроса по вопросам о подтверждении родства, поиска информации о родственниках.
Зарегистрировано 12 посещений архива 12 исследователями. Работали с документами по вопросам: истории малых деревень, переселенцев, по истории образования предприятий, организаций, по поиску данных о родственниках. Это работники и учащиеся школ города Чулыма и Чулымского района, жители Чулымского района, г. Новосибирска. При работе использованы документы: исполнительного комитета Чулымского районного Совета народных депутатов, исполнительного комитета Чулымского городского Совета народных депутатов, редакции газеты «Чулымская газета», похозяйственные книги.
В штате отдела архивной службы администрации Чулымского района числится 3 ед.: начальник, 2 главных специалиста.
Начальник отдела С.Г. Грязева