В соответствии с письмом управления ГАС Новосибирской области «О планировании работы архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2025 год и их отчетности за 2024 год» от 01.10.2024 № 611- 40/42 в 2025 году отдел архивной службы администрации Чулымского района планирует организовать работу в тесном контакте с администрацией района, руководителями организаций-источников комплектования по планомерному совершенствованию материально-технической базы, обеспечению социальной и правовой защиты граждан, предотвращению утраты документов по личному составу, улучшению их хранения и использования, как в отделе, так и в организациях района.
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
В целях повышения пожарной безопасности отдел архивной службы администрации Чулымского района оснащён: охранно-пожарной сигнализацией, огнетушителями. Есть утверждённый Главой Чулымского района План эвакуации людей и материальных ценностей в случаи возникновения пожара в отделе архивной службы. Распоряжением администрации Чулымского района Новосибирской области от 04.02.2013 № 36-р назначено ответственное лицо за охрану труда и пожарную безопасность в отделе архивной службы администрации Чулымского района.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы провести проверку наличия и состояния дел в 10 фондах.
В I полугодии 2025 года проверить фонды:
№ 60 Объединённый фонд колхозов Куликовского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 64 ед. хр., оп. 2 – 19 ед. хр.);
№ 62 Кокошинский участок подсобного хозяйства сенопункта «Главлесмет» Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 14 ед. хр., оп. 2 – 85 ед. хр.);
№ 63 Совет депутатов и администрация Каякского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 543 ед. хр., оп. 2 – 70 ед. хр., оп. 3 – 169 ед. хр., оп. 4 – 18 ед. хр.);
№ 64 Совет депутатов и администрация Большеникольского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 535 ед. хр., оп. 2 – 57 ед. хр., оп. 3 – 193 ед. хр., оп. 4 – 4 ед. хр.);
№ 65 Совет депутатов и администрация Куликовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 624 ед. хр., оп. 2 – 50 ед. хр., оп. 3 – 386 ед. хр., оп. 4 – 15 ед. хр.).
Итого в I полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения – 2.565 ед. хр., дел по личному составу – 281 ед. хр.. Всего – 2.846 ед. хр.
Во II полугодии 2025 года планируется проверить фонды:
№ 67 Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 486 ед. хр., оп. 2 – 47 ед. хр., оп. 3 – 381 ед. хр., оп. 4 – 5 ед. хр., оп. 5 – 41 ед. хр., оп. 6 – 3 ед. хр.);
№ 69 Сенопункт «Главлесмет» Кокошинского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 24 ед. хр., оп. 2 – 65 ед. хр.);
№ 71 Объединённый фонд колхозов Чикманского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 68 ед. хр., оп. 2 – 38 ед. хр.);
№ 73 Объединённый фонд колхозов Базовского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 32 ед. хр., оп. 2 – 60 ед. хр.);
№ 74 Объединённый фонд колхозов Ужанихинского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 42 ед. хр., оп. 2 – 59 ед. хр.).
Итого во II полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения – 1.038 ед. хр., дел по личному составу – 313 ед. хр. Всего – 1.351 ед. хр.
Итого в 2025 году планируется проверить: дел постоянного хранения – 3.603 ед. хр., дел по личному составу – 594 ед. хр.
Провести работу по переработке описей управленческой документации – 995 ед. хр., по личному составу – 432 ед. хр.
В I полугодии 2025 года управленческой документации – 629 ед. хр. дел по личному составу – 432 ед. хр. в фондах:
№ 27 Преображенский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (с целью выделения похозяйственных книг):
оп. 1 – 22 ед. хр. за 1940 – 1954 гг. – 16 ед. хр. (выбытие в оп. 3 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 7 ед. хр.;
оп. 3 – 16 ед. хр.
№ 102 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Чикман Чулымского района Новосибирской области (с целью выведения негосударственной части):
оп. 1 – 190 ед. хр. за 1961 – 2008 гг. – 114 ед. хр. (выбытие в оп. 6 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 77 ед. хр.
оп. 6 – 114 ед. хр.;
№ 125 Товарищество с ограниченной ответственностью «Агродорстрой» Чулымского района Новосибирской области (с целью выведения негосударственной части):
оп. 2 – 25 ед. хр. за 1986 – 1995 гг. – 8 ед. хр. (выбытие в оп. 3 дел по личному составу + 1 ед. хр. (старая опись) = 18 ед. хр.;
оп. 3 – 8 ед. хр.
№ 105 Акционерное общество «Базовское» (с целью выделения негосударственной части):
оп. 1 – 414 ед. хр. за 1964 – 2017 гг. – 211 ед. хр. (выбытие в оп. 3 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 204 ед. хр.
оп. 3 – 211 ед. хр.
оп. 2 – 405 ед. хр. за 1964 – 2016 гг. – 153 ед. хр. (выбытие в оп. 4 дел по личному составу) + 1 ед. хр. (старая опись) = 253 ед. хр.
оп. 4 – 153 ед. хр.
Во II полугодии 2025 года управленческой документации – 366 ед. хр. в фонде:
№ 93 Совет депутатов и администрация Воздвиженского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (требуется разделение дел, перенумерация):
оп. 1 – 365 ед. хр. за 1930 – 2012 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 366 ед. хр.
В процессе переработки планируется каталогизация: 15 дел/10 карточек.
Провести работу по усовершенствованию описей управленческой документации – 457 ед. хр.
В I полугодии 2025 года управленческой документации –192 ед. хр. в фондах:
№ 97 Муниципальное бюджетное учреждение здравоохранения «Чулымская центральная районная больница»:
оп. 3 – 81 ед. хр. за 1991 – 2007 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 82ед. хр.;
№ 143 Управление Пенсионного фонда в Чулымском районе Новосибирской области:
оп. 1 – 109 ед. хр. за 1992 – 2004 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 110 ед. хр.
Во II полугодии 2025 года управленческой документации – 264 ед. хр. в фонде:
№ 30 Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области:
оп. 3 – 264 ед. хр. за 1937 – 2006 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 265 ед. хр.
В сфере комплектования.
В 2025 году продолжить работу по внедрению в практику работы архива и организаций-источников комплектования:
- Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77
- участие в отнесении деятельности организаций-источников комплектования к категории риска (проведение оценки и расчёт показателя по каждому источнику);
продолжить работу по:
- созданию архивных фондов личного происхождения, коллекций документов;
- инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео документов на электронных носителях;
- оказанию методической помощи организациям-источникам комплектования по вопросам упорядочения, организации учёта и хранения документов на электронных носителях с применением Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
- организации работы по упорядочению специфических (отраслевых) документов постоянного и долговременного сроков хранения, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования;
- своевременному проведению мероприятий по обеспечению сохранности и приёму на хранение архивных документов ликвидируемых органов и подведомственных им организаций.
В 2025 году провести картонирование впервые поступивших ед. хр. в кол-ве 514 ед. хр. (466 ед. хр. – от организаций источников-комплектования; 4 ед. хр. коллекция документов; 30 ед. хр. фотодокументы на электронных носителях; 5 ед. хр. видеодокументы на электронных носителях и 9 ед. хр. – по внутриархивным работам (старая опись)).
Провести проверку делопроизводства в 2-х организациях-источниках комплектования (Совет депутатов и администрация Куликовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, Совет депутатов и администрация Кокошинского сельсовета Чулымского района) оказать методическую помощь в организации хранения и учёта документов.
В целях сохранности, учета документов и в соответствии с Графиком согласования номенклатур, упорядочения и передачи документов организаций в отдел архивной службы администрации Чулымского района Новосибирской области на 2025 год, планируется подготовить описи дел по основной деятельности в 43 организациях на 456 дел за 2009 – 2021 годы, описи дел по личному составу на 203 дела за 2009 – 2021 годы и представить их на утверждение и согласование ЭПК управления ГАС.
В сфере использования архивных документов.
Составить план мероприятий, посвящённых празднованию 80-летия Победы в Великой Отечественной войне (1941 – 1945 гг.).
Организовать 4 выставки документов и фотодокументов: к 80-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., к 105-летию образования Сибархива; к 25-летию утверждения государственного флага, герба и гимна Российской Федерации; к 5-летию со дня присвоения Новосибирску звания «Город трудовой доблести».
Опубликовать 3 статьи на сайте администрации Чулымского района на страничке отдела архивной службы к 80-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., к 105-летию образования Сибархива; к 5-летию со дня присвоения Новосибирску звания «Город трудовой доблести». Подготовить и провести школьные уроки, экскурсии
Исполнить 70 тематических запроса, 600 социально-правовых запроса,
В сфере информационных ресурсов и технологий:
- продолжение перехода на отечественное программное обеспечение с соблюдением принципа бесперебойности работы программно-аппаратных средств в процессе основной архивной деятельности;
- активное наполнение государственной информационной системы Новосибирской области «Цифровая архивная платформа»;
продолжить работу по:
- переводу в электронный формат вновь поступающих описей ко всем находящимся на хранении фондам в рамках наполнения ГИС НСО «ЦАП» для дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата;
- созданию электронного фонда пользования с целью последовательного перехода к предоставлению пользователям цифровых копий архивных документов вместо подлинников в 2025 году в модули ГИС НСО «ЦАП» будет прикреплено: «Фонды» - 4.302 ед. хр., «Фотодокументы на электронных носителях» - 30 ед. хр., «Видеодокументы на электронных носителях» - 5 ед. хр..
- созданию электронного фонда путём перевода в электронную форму (оцифровки) архивных фондов и документов, в том числе по сканированию распорядительных документов органов власти, аудиовизуальных документов.
В 2025 году будет проведена работа по оцифровке 6 фондов:
№ 87 Открытое акционерное общество «Иткульское» Чулымского района Новосибирской области – 290 ед. хр.;
№ 88 Отдел по сбору и обработке статистической информации Новосибирского областного комитета государственной статистики – 534 ед. хр.;
№ 94 Открытое акционерное общество «Рассвет» Чулымского района Новосибирской области – 164 ед. хр.;
№ 96 отдел культуры территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области» - 304 ед. хр.;
№ 97 Муниципальное бюджетное учреждение здравоохранения «Чулымская центральная районная больница» – 201 ед. хр.;
№ 120 Государственное бюджетное учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района» – 70 ед. хр.;
- пополнять новыми материалами страницу архивной службы на сайте администрации Чулымского района;
- регулярно размещать информационные материалы (посты) в социальных сетях.
Начальник отдела С.Г. Грязева