Основными задачами, которые выполнял отдел архивной службы, являлись: обеспечение сохранности документального исторического наследия Чулымского района; увеличение объёма Архивного фонда Чулымского района, как важной составляющей части государственных информационных ресурсов; удовлетворение потребностей в реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления и общественных организаций в архивной информации; ведение учёта документов Архивного фонда Чулымского района, внедрение информационных технологий в отделе архивной службы.
По улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе отреставрировано 195 дел 2.450 листов фондов:
№ 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области;
№ 57 Совет депутатов и администрация Осиновского сельсовета Чулымского района Новосибирской области;
№ 150 Объединённый архивный фонд автотранспортных предприятий города Чулыма Чулымского района Новосибирской области.
В 2023 году выявлено 24 ед. хр. для реставрации в 2024 году.
Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Принято на хранение:
508 ед. хр. управленческой документации от организаций; 53 ед. хр. по внутри архивным работам; 1 ед. хр. по результатам цикличной проверки наличия и состояния архивных документов
- переработка описей:
Ф № 97 Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница» – увеличилось на 7 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 6 ед. хр. (расшито и сформировано));
12 ед. хр. – составлена опись № 1а.
Ф № 120 Государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района» – увеличилось на 1 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись));
26 ед. хр. – составлена опись № 1а.
Ф № 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 3 ед. хр. (поступило из описи № 2 за 1944, 1947 – 1948 гг.) – составлена опись № 4;
Ф № 67 Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 3 ед. хр. (поступило из описи № 2 за 1944 – 1948 гг.) – составлена опись № 6.
Ф № 150 Объединённый архивный фонд автотранспортных предприятий города Чулыма Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (поступило из описи № 2) – составлена опись № 1.
Принято на хранение:
93 ед. хр. дел по личному составу от ликвидированной организации; 133 ед. хр. по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф № 57 Совет депутатов и администрация Осиновского сельсовета Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 6 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 5 ед. хр. (расшито и сформировано)).
Ф № 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 93 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 92 ед. хр. (расшито и сформировано)).
Ф № 67 Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 20 ед. хр.
по описи № 2 увеличилось на 10 ед. хр. (1 ед. хр. старая опись) + 9 ед. хр. (расшито и сформировано));
по описи № 5 увеличилось на 10 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 3 ед. хр. (расшито и сформировано) + 6 ед. хр. (поступило из описи № 2).
Ф № 150 Объединённый архивный фонд автотранспортных предприятий города Чулыма Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. ( 1 ед. хр. (старая опись);
13 ед. хр. – составлена опись № 4.
Принято и описано в отделе архивной службы администрации Чулымского района:
Ф. № 2Ф фотодокументы на электронных носителях – 39 ед. хр. (описание);
Ф № 1В Видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр. (описание);
Ф. № 175 Коллекция нетрадиционных документов Чулымского района Новосибирской области – 3 ед. хр. управленческой документации (описание).
Итого: поступило 835 ед. хр.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы в 2023 году было проверено 4.452 дела в 17 фондах.
В 2023 году переданы документы двух организаций областной формы собственности на государственное хранение в государственное казённое учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» - это документы государственного казённого учреждения Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района» и документы государственного бюджетного учреждения здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница».
Представлено на утверждение и согласование ЭПК УГАС НСО описи на дела: управленческой документации – 579 ед. хр., по личному составу – 194 ед. хр., коллекция документов (утверждение) – 3 ед. хр., фотодокументы на электронных носителях – 39 ед. хр., видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр.
Проверено делопроизводство в 2 организациях-источниках комплектования: Совет депутатов и администрация Базовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района Новосибирской области.
Разработано и согласовано Положение об экспертной комиссии с учреждением, включённым в список организаций-источников комплектования в 2023 году.
Проведён семинар-совещание со специалистами ответственными за делопроизводство о Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.
В списке источников комплектования – 44 организации.
В 2023 году из списка организаций-источников комплектования было исключено 15 организации (избирательные комиссии, в связи с прекращением своих полномочий и акционерное общество «Базовское», в связи с ликвидацией).
В 2023 году в список организаций-источников комплектования была включена одна организация: Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования «Дом детского творчества Чулымского района».
Создание учётных БД и автоматизированных НСА.
В 2023 году в ГИС НСО «ЦАП» внесено 7 впервые поступивших описей, а также в 2023 году выбыло 2 описи (опись № 1а Ф № 120 Государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района», опись № 1а Ф № 97 Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница». в связи с отсутствием полномочий по хранению документов в муниципальном архиве.
1 фонд, № 150 Объединённый архивный фонд автотранспортных предприятий города Чулыма Чулымского района Новосибирской области, был переведён из категории личного состава в категорию управленческой документации.
По переводу в электронную форму архивных фондов и документов в 2023 году было отсканировано 1.371 ед. хр., 107.465 образа. Всего оцифровано 54 фонда – 14.031 ед. хр. (13.360 ед. хр. на бумажных носителях и 671 ед. хр. фотодокументы).
В 2023 году продолжалась работа по заполнению модуля «Источники комплектования» в ГИС НСО «ЦАП».
Предоставление информационных услуг и использование документов.
Для информирования населения и популяризации архивных документов, а также в рамках мероприятий патриотической направленности отделом архивной службы было подготовлено и проведено:
- выставка, посвящённая 78-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 гг. «Слава народу победителю»;
- электронная выставка, посвящённая 80-летию победы Советских войск в Курской битве;
- 3 школьных урока;
- 3 экскурсии.
А также в целях патриотического воспитания жителей Новосибирской области отдел архивной службы администрации Чулымского района принял участие в культурно-просветительном проекте «Музей в электропоезде», который был организован Новосибирским государственным краеведческим музеем совместно с АО «Экспресс-пригород Новосибирск», при поддержке министерства региональной политики, нами было подобрано и отсканировано 29 фотодокументов.
В рамках объявленного «Года педагога и наставника» в отделе архивной службы администрации Чулымского района была подготовлена 1 выставка документов и фотодокументов «Учить. Вдохновлять. Развивать».
В 2023 году на странице отдела архивной службы на официальном интернет-сайте администрации Чулымского района размещено 6 информаций о работе отдела архивной службы администрации Чулымского района. За отчётный период зарегистрировано 433 посещений страницы пользователями ПК. Было размещённо три поста в социальных сетях, зарегистрировано 330 просмотра.
В 2023 году поступило 520 запроса социально-правового характера, исполнены все: 462 - положительно, 10 – не профильные с рекомендациями, 48 – не профильные (не полные). Исполнено 75 тематических запроса по вопросам о передаче имущества, о подтверждении родства, поиска информации о родственниках, по земле.
Зарегистрировано 23 посещений архива 26 исследователями. Работали с документами по вопросам: истории малых деревень, переселенцев, по истории образования школ, по поиску данных о родственниках, о Героях Великой Отечественной Войны 1941 – 1945 гг.. Это работники и учащиеся школ города Чулыма и Чулымского района, жители Чулымского района, г. Новосибирска, Санкт-Петербурга. При работе использованы документы: исполнительного комитета Чулымского районного Совета народных депутатов, исполнительного комитета Чулымского городского Совета народных депутатов, управления образования территориальной администрации Чулымского района, редакции газеты «Чулымская газета», похозяйственные книги.
Начальник отдела С.Г. Грязева