В соответствии с письмом управления ГАС Новосибирской области «О планировании работы архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2024 год и их отчетности за 2023 г.» от 29.09.2023 № 682- 40/42 в 2024 году отдел архивной службы администрации Чулымского района планирует организовать работу в тесном контакте с администрацией района, руководителями организаций-источников комплектования по планомерному совершенствованию материально-технической базы, обеспечению социальной и правовой защиты граждан, предотвращению утраты документов по личному составу, улучшению их хранения и использования, как в отделе, так и в организациях района.
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы провести проверку наличия и состояния дел в 6 фондах.
№ 53 Отдел социального обеспечения Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 71 ед. хр.);
№ 54 Отдел торговли исполнительного комитета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 14 ед. хр., оп. 2 – 3 ед. хр.);
№ 55 Совет депутатов и администрация Кокошинского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 464 ед. хр., оп. 2 – 40 ед. хр., оп. 3 – 276 ед. хр., оп. 4 – 17 ед. хр.);
№ 57 Совет депутатов и администрация Осиновского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 542 ед. хр., оп. 2 – 45 ед. хр., оп. 3 – 110 ед. хр.).
№ 58 Совет депутатов и администрация Кабинетного сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 465 ед. хр., оп. 2 – 52 ед. хр., оп. 3 – 425 ед. хр.);
№ 59 Ильюшинский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 10 ед. хр., оп. 2 – 3 ед. хр., оп. 3 – 26 ед. хр.).
Итого в 2024 году планируется проверить: дел постоянного хранения – 2.420 ед. хр., дел по личному составу – 143 ед. хр.
Для выполнения намеченных задач по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Чулымского района в 2024 году планируется отреставрировать 24 дела в 2 фондах:
№ 5 Райком профсоюза работников сельского хозяйства Чулымского района Новосибирской области;
№ 13 Дирекция киносети Чулымского района Новосибирской области.
Провести работу по переработке описей управленческой документации – 340 ед. хр., по личному составу – 834 ед. хр. в фондах:
№ 5 Райком профсоюза работников сельского хозяйства Чулымского района Новосибирской области (требуется разделение дел, перенумерация):
оп. 1 – 157 ед. хр. за 1963 – 2001 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 158 ед. хр.;
№ 6 Закрытое акционерное общество «Агроснаб Чулымский» Чулымского района Новосибирской области (с целью выведения негосударственной части):
оп. 2 – 56 ед. хр. за 1986 – 1999 гг. – 24 ед. хр. (выбытие в оп. 3 дел по личному составу) + 1 ед. хр. (старая опись) = 33 ед. хр.
оп. 3 – 24 ед. хр.;
№ 24 Тарыгинский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (в связи с экспертизой ценности документов с истёкшим сроком временного хранения):
оп. 2 – 3 ед. хр. за 1942 – 1949 гг. – 3 ед. хр. (выбытие в оп. 1) = 0 ед. хр.
оп. 1 – 9 ед. хр. за 1939 – 1954 гг. + 3 ед. хр. (поступило из оп. 2) + 1 ед. хр. (старая опись) = 14 ед. хр.
№ 147 Открытое акционерное общество «Межрайонная передвижная механизированная колонна Чулымская» Чулымского района Новосибирской области (с целью выведения негосударственной части):
оп. 2 – 364 ед. хр. за 1964 – 2011 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 365 ед. хр.;
№ 21 Дорожный отдел Чулымского исполнительного комитета Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области (в связи с экспертизой ценности документов с истёкшим сроком временного хранения):
оп. 2 – 1 ед. хр. за 1934 – 1945 гг. – 1 ед. хр. (выбытие в оп. 1 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 0 ед. хр.
оп. 1 – 2 ед. хр.
№ 54 Отдел торговли районного исполнительного комитета Чулымского района Новосибирской области (в связи с экспертизой ценности документов с истёкшим сроком временного хранения):
оп. 2 – 4 ед. хр. за 1945 – 1957 гг. – 1 ед. хр. (выбытие в оп. 3 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 4 ед. хр.
оп. 3 – 1 ед. хр.
№ 94 Открытое акционерное общество «Рассвет» Чулымского района Новосибирской области (с целью выведения негосударственной части):
оп. 1 – 164 ед. хр. за 1972 – 2006 гг. – 85 ед. хр. (выбытие в оп. 3 дел постоянного хранения) + 1 ед. хр. (старая опись) = 80 ед. хр.;
оп. 3 – 85 ед. хр.;
оп. 2 – 407 ед. хр. за 1961 – 2006 гг. – 139 ед. хр. (выбытие в оп. 4 дел по личному составу) + 1 ед. хр. (старая опись) = 269 ед. хр.
оп. 4 – 139 ед. хр.
В процессе переработки планируется каталогизация: 10 дел/20 карточек.
В сфере комплектования.
В 2024 году продолжить работу по внедрению в практику работы архива и организаций-источников комплектования:
- Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77
- организации и проведению паспортизации архивов организаций-источников комплектования отдела архивной службы администрации Чулымского района по состоянию на 01.12.2024:
- продолжить изучение практики внедрения в деятельность органов и организаций, выступающих источниками комплектования, систем электронного документооборота;
- пополнить список организаций-источников комплектования одной организацией;
продолжить работу по:
- созданию архивных фондов личного происхождения, коллекций документов;
- оказанию методической помощи организациям-источникам комплектования по вопросам упорядочения, организации учёта и хранения документов на электронных носителях с применением Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
- инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео документов на электронных носителях;
- организации работы по упорядочению специфических (отраслевых) документов постоянного и долговременного сроков хранения, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования;
- своевременному проведению мероприятий по обеспечению сохранности и приёму на хранение архивных документов ликвидируемых органов и подведомственных им организаций;
В 2024 году провести картонирование впервые поступивших ед. хр. в кол-ве 500 ед. хр. (462 ед. хр. – от организаций источников-комплектования, 30 ед. хр. фотодокументы на электронных носителях и 5 ед. хр. видеодокументы на электронных носителях), 3 ед. хр. – по внутриархивным работам (старая опись).
Провести проверку делопроизводства в 2-х организациях-источниках комплектования (Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, Совет депутатов и администрация Каякского сельсовета Чулымского района Новосибирской области) оказать методическую помощь в организации хранения и учёта документов.
В целях сохранности, учета документов и в соответствии с Графиком согласования номенклатур, упорядочения и передачи документов организаций в отдел архивной службы администрации Чулымского района на 2024 год, планируется подготовить описи дел по основной деятельности в 42 организациях на 448 дел за 1994 – 2020 годы, описи дел по личному составу на 151 дело за 1994 – 2020 годы и представить их на утверждение и согласование ЭПК управления ГАС.
В сфере использования архивных документов.
Продолжить работу по внедрению новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
Организовать 4 выставки документов и фотодокументов: к 75-летию со дня рождения Майданюка Фёдора Акимовича, Почётного жителя города Чулыма, поэта, художника, мастера деревянных скульптур; к 79-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., к 70-летию начала освоения целинных и залежных земель в СССР; к 100-летию Чулымского района.
Опубликовать 3 статьи на сайте администрации Чулымского района на страничке отдела архивной службы к 75-летию со дня рождения Майданюка Фёдора Акимовича, Почётного жителя города Чулыма, поэта, художника, мастера деревянных скульптур; к 70-летию начала освоения целинных и залежных земель в СССР; к 100-летию Чулымского района. Подготовить и провести школьные уроки, экскурсии
Исполнить 70 тематических запросов, 600 социально-правовых запроса,
В сфере информационных ресурсов и технологий:
- продолжение перехода на отечественное программное обеспечение с соблюдением принципа бесперебойности работы программно-аппаратных средств, в процессе основной архивной деятельности;
- активное наполнение государственной информационной системы Новосибирской области «Цифровая архивная платформа»;
продолжить работу по:
- переводу в электронный формат вновь поступающих описей ко всем находящимся на хранении фондам в рамках наполнения ГИС НСО «ЦАП» для дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата;
- созданию электронного фонда пользования с целью последовательного перехода к предоставлению пользователям цифровых копий архивных документов вместо подлинников в 2024 году в модули ГИС НСО «ЦАП» будет прикреплено: «Фонды» - 2.500 ед. хр., «Фотодокументы на электронных носителях» - 197 ед. хр., «Видеодокументы на электронных носителях» - 30 ед. хр..
- созданию электронного фонда путём перевода в электронную форму (оцифровки) архивных фондов и документов, в том числе по сканированию распорядительных документов органов власти, аудиовизуальных документов.
- пополнению новыми материалами страницу архивной службы на сайте администрации Чулымского района;
- регулярному размещению информационных материалов (постов) в социальных сетях.
В 2024 году будет проведена работа по оцифровке 27 фондов:
№ 28 Филимоновский сельский Совет народных депутатов Чулымского района Новосибирской области – 10 ед. хр.;
№ 33 Ужанихинская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области – 12 ед. хр.;
№ 37 Объединённый фонд колхозов Иткульского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области – 50 ед. хр.;
№ 38 Муниципальное казённое учреждение «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних Чулымского района Новосибирской области» - 61 ед. хр.;
№ 39 Объединённый фонд колхозов Серебрянского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области – 48 ед. хр.;
№ 40 Новогеоргиевский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области – 15 ед. хр.;
№ 41 Муниципальное унитарное предприятие Чулымского района «Серебрянское жилищно-коммунальное хозяйство» - 21 ед. хр.;
№ 42 Отдел по физической культуре и спорту администрации Чулымского района – 30 ед. хр.;
№ 43 Муниципальное унитарное предприятие «Кокошинское жилищно-коммунальное хозяйство» - 3 ед. хр.;
№ 44 Общество с ограниченной ответственностью «Строймонтаж» - 14 ед. хр.;
№ 48 Александровский сельский Совет депутатов трудящихся. Исполнительный комитет – 20 ед. хр.;
№ 54 Отдел торговли районного исполнительного комитета Чулымского района Новосибирской области – 15 ед. хр.;
№ 59 Илюшинский сельский Совет депутатов трудящихся – 10 ед. хр.;
№ 60 Объединённый фонд колхозов Куликовского сельского совета Чулымского района Новосибирской области – 64 ед. хр.;
№ 62 Кокошинское управление рабочего снабжения «Главлесмет» Чулымского района Новосибирской области – 14 ед. хр.;
№ 69 Сенопункт «Главлесмет» Кокошинского сельского совета Чулымского района Новосибирской области – 24 ед. хр.;
№ 71 Объединённый фонд колхозов Чикманского сельского совета Чулымского района Новосибирской области – 68 ед. хр.;
№ 73 Объединённый фонд колхозов Базовского сельского совета Чулымского района Новосибирской области – 32 ед. хр.;
№ 74 Объединённый фонд колхозов Ужанихинского сельского совета Чулымского района Новосибирской области – 42 ед. хр.;
№ 80 Инспекция сельского хозяйства Чулымского района Новосибирской области – 82 ед. хр.;
№ 81 Объединённый фонд колхозов Большеникольского сельского совета Чулымского района Новосибирской области – 51 ед. хр.;
№ 82 Чулымская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области – 57 ед. хр.;
№ 85 Объединённый фонд колхозов Кокошинского сельского совета Чулымского района Новосибирской области – 45 ед. хр.;
№ 86 Чулымское производственно-торговое потребительское общество Новосибирской области – 378 ед. хр.;
№ 98 Дорожное ремонтно-строительное управление № 1 Запсибавтодор р/о «Росавтомагистраль Министерства РСФСР» - 76 ед. хр.;
№ 143 Управление Пенсионного фонда в Чулымском районе Новосибирской области – 109 ед. хр.;
№ 152 Отдел социальной защиты населения Чулымского района Новосибирской области – 13 ед. хр.;
Начальник отдела С.Г. Грязева