В 2022 году обеспечено выполнение всех плановых показателей. Основные усилия отдела были сконцентрированы на главных направлениях архивной деятельности.
1. Обеспечение сохранности Архивного фонда Российской Федерации.
По улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе подшито 100 дел фондов:
№ 22 Открытое акционерное общество «Радужное» Чулымского района Новосибирской области;
№ 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области;
№ 91 Открытое акционерное общество «Чулымское ремонтно-техническое предприятие с автоколонной» Чулымского района Новосибирской области;
№ 118 Сельскохозяйственный производственный кооператив «Алексеевский» Чулымского района Новосибирской области.
Отреставрировано 535 дел 8.450 листов в фондах:
№ 22 Открытое акционерное общество «Радужное» Чулымского района Новосибирской области;;
№ 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области;
№ 91 Открытое акционерное общество «Чулымское ремонтно-техническое предприятие с автоколонной» Чулымского района Новосибирской области;
№ 118 Сельскохозяйственный производственный кооператив «Алексеевский» Чулымского района Новосибирской области.
В 2022 году выявлено 195 ед. хр. для реставрации в 2023 году.
2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Принято на хранение:
824 ед. хр. управленческой документации от организаций, из них 26 ед. хр. от ликвидированной организации; 374 ед. хр. управленческой документации по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф № 118 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Алексеевский Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись));
135 ед. хр. – составлена опись № 3.
Ф № 22 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Кокошино Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 3 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 2 ед. хр. (расшито и сформировано));
38 ед. хр. – составлена опись № 3;
10 ед. хр. – составлена опись № 5;
27 ед. хр. – составлена опись № 6;
18 ед. хр. – составлена опись № 8.
Ф № 70 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий посёлка Михайловский Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 6 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 5 ед. хр. (расшито и сформировано));
75 ед. хр. – составлена опись № 3.
Ф № 4 Дубравный молмясосовхоз № 178 Новосибирского молмясотреста – увеличилось на 4 ед. хр. (поступило из описи № 2).
Ф № 46 Колхозы Александровского сельского Совета – увеличилось на 57 ед. хр. (поступило из описи № 1 Ф. № 70) – составлена опись № 1.
Принято на хранение:
63 ед. хр. от ликвидированной организации; 496 ед. хр. по внутри архивным работам:
- переработка описей:
Ф № 118 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Алексеевский Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 64 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 63 ед. хр. (расшито и сформировано));
105 ед. хр. – составлена опись № 4.
Ф № 22 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Кокошино Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 56 ед. хр. (1 ед. хр. (старая опись) + 55 ед. хр. (расшито и сформировано));
46 ед. хр. – составлена опись № 4;
15 ед. хр. – составлена опись № 7;
21 ед. хр. – составлена опись № 9.
Ф № 70 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Михайловский Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 12 ед. хр. (1 ед. хр. старая опись) + 11 ед. хр. (расшито и сформировано));
100 ед. хр. – составлена опись № 4.
Ф № 91 Объединённый архивный фонд ремонтно-технических предприятий Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 13 ед. хр. ( 1 ед. хр. (старая опись) + 12 ед. хр. (расшито и сформировано);
15 ед. хр. – составлена опись № 3.
Ф № 46 Колхозы Александровского сельского Совета – увеличилось на 46 ед. хр. (поступило из описи № 2 Ф. № 70).
- усовершенствование описей:
Ф. № 48 Александровский сельский Совет депутатов трудящихся. Исполнительный комитет – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись);
Ф. № 109 Отдел архитектуры, строительства и жилищно-коммунального хозяйства территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись);
Ф. № 142 Агропромбанк – филиал в Чулымском районе Новосибирской области – увеличилось на 1 ед. хр. (старая опись).
Принято и описано в отделе архивной службы администрации Чулымского района:
Ф № 2Ф Фотодокументы на электронных носителях – 30 ед. хр.;
Ф № 1В Видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр..
Итого: поступило 1.792 ед. хр.
Уменьшилось управленческой документации на 350 ед. хр. по внутри архивным работам; 15 ед. хр. по результатам цикличной проверки наличия и состояния архивных документов; 81 ед. хр. переданы в связи с отсутствием полномочий по хранению документов в муниципальном архиве;
- переработка описей:
Ф № 118 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Алексеевский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 135 ед. хр. (выделено в опись № 3);
Ф № 22 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Кокошино Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 83 ед. хр. (38 ед. хр. (выделено в опись № 3) + 27 ед. хр. (выделено в опись № 6) + 18 ед. хр. (выделено в опись № 8).
Ф. № 70 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Михайловский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 132 ед. хр. (75 ед. хр. (выделлено в опись № 3) + 57 ед. хр. (выделено в опись № 1 Ф. № 46).
Ф. № 169 Управление финансов и налоговой политики Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 81 ед. хр. (переданы в связи с отсутствием полномочий по хранению документов в муниципальном архиве);
По проверке наличия и состояния архивных документов:
Ф. № 105 Закрытое акционерное общество «Базовское» Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 15 ед. хр. (техническая ошибка, ошибочно учтено).
Документов по личному составу уменьшилось на 370 ед. хр. по внутри архивным работам; 427 ед. хр. переданы в связи с отсутствием полномочий по хранению документов в муниципальном архиве;
- переработка описей:
Ф № 118 Объединённый архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Алексеевский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 109 ед. хр. (105 ед. хр. (выделено в опись № 4) + 4 ед. хр. (объединение дел).
Ф № 22 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий села Кокошино Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 96 ед. хр. (4 ед. хр. (объединение дел) + 46 ед. хр. (выделено в опись № 4) + 10 ед. хр. (выделено в опись № 5) + 15 ед. хр. (выделено в опись № 7) + 21 ед. хр. (выделено в опись № 9)).
Ф № 70 Объединенный архивный фонд сельскохозяйственных предприятий поселка Михайловский Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 146 ед. хр. (100 ед. хр. (выделено в опись № 4) + 46 ед. хр. (выделено в опись № 2 Ф. № 46)).
Ф № 91 Объединённый архивный фонд ремонтно-технических предприятий Чулымского района Новосибирской области – уменьшилось на 16 ед. хр. (1 ед. хр. (объединение дел) + 15 ед. хр. (выделено в опись № 3)).
Ф № 4 Дубравный молмясосовхоз № 178 Новосибирского молмясотреста – уменьшилось на 3 ед. хр. (выделено в опись № 1).
Ф. № 120 Государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района» - уменьшилось на 427 ед. хр. (переданы в связи с отсутствием полномочий по хранению документов в муниципальном архиве).
Итого: уменьшилось на 1.243 ед. хр.
Закартонировано впервые 1.792 ед. хр., в связи с выбытием показатель 549 ед. хр.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы в 2022 году было проверено 4.294 дела в 10 фондах.
Представлено на утверждение и согласование ЭПК УГАС НСО описи на дела: управленческой документации – 760 ед. хр., по личному составу – 364 ед. хр., фотодокументы на электронных носителях – 30 ед. хр., видеодокументы на электронных носителях – 5 ед. хр.
Проверено делопроизводство в 2 организациях-источниках комплектования: Муниципальное бюджетное учреждение «Центр бухгалтерского, материально-технического и информационного обеспечения Чулымского района, Совет депутатов и администрация Воздвиженского сельсовета Чулымского района.
Проведён семинар-совещание со специалистами ответственными за делопроизводство о Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления.
В списке источников комплектования – 58 организаций.
В 2022 году из списка организаций-источников комплектования было исключено 4 организации (государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница», государственное автономное учреждение Новосибирской области «Редакция газеты «Чулымская газета», государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района», управление финансов и налоговой политики Чулымского района Новосибирской области, в связи с отсутствием полномочий по хранению документов в муниципальном архиве).
В 2022 году была проведена работа по внедрению в практику работы отдела архивной службы администрации Чулымского района и организаций – источников комплектования:
– Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения;
– Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71;
– Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации – источника комплектования МКУ города Новосибирска «Новосибирский городской архив», архивных органов районов (городских округов) Новосибирской области.
|
Наименование нормативного документа по делопроизводству |
Кол-во организаций, разработавших (усовершенство-вавших) документ |
Общее кол-во организаций – источников комплектования на 01.12.2022 |
Доля организаций, имеющих актуальный документ, % |
Принимаемые меры для дости-жения 100%, сроки заверше-ния работ |
|
декабрь 2021 г. – ноябрь 2022 г. |
||||
|
Инструкция по делопроизводству |
56/39 |
58 |
96,5 |
|
|
Номенклатура дел |
0 |
100 |
|
|
|
Положение об ЭК |
0 |
100 |
|
3. Создание учётных БД и автоматизированных НСА.
В 2022 году в базу данных «Архивный фонд» внесено 17 впервые поступивших описей и 2 фонда (Муниципальное унитарное предприятие «Чулымское» Чулымского района Новосибирской области и колхозы Александровского сельского Совета Чулымского района Новосибирской области), а также в 2022 году выбыло 3 описи (опись № 1 Ф. № 169 Управление финансов и налоговой политики Чулымского района Новосибирской области, опись № 3 Ф. № 120 Государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района», в связи с отсутствием полномочий по хранению документов в муниципальном архиве и опись № 2 Ф. № 4 Дубравный молмясосовхоз № 178 Новосибирского молмясотреста, в связи с переводом в категорию управленческой документации) и 1 фонд (Управление финансов и налоговой политики Чулымского района Новосибирской области – областная форма собственности, документы данного фонда были переданы на хранение в государственное казенное учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области»).
По переводу описей дел в электронный формат внесено 1.792 заголовка дел в БД «Архивный фонд» (4.1. версия), выбыло 1.243 заголовка, всего увеличилось на 549 заголовка дел.
По переводу в электронную форму архивных фондов и документов в 2022 году было отсканировано 1.386 ед.хр., 80.581 образ (фонды: № 109 Отдел архитектуры, строительства и жилищно-коммунального хозяйства территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области; № 112 Чулымский районный суд Новосибирской области; № 117 Комитет по земельным ресурсам и землеустройству в Чулымском районе Новосибирской области; № 7 Управление сельского хозяйства территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области).
№ 3 Управление экономического развития, промышленности и торговли территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области; № 92 Управление финансов и налоговой политики территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области; № 104 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Куликовское Чулымского района Новосибирской области; № 158 Отдел экономики администрации Чулымского района Новосибирской области; № 159 Отдел сельского хозяйства администрации Чулымского района Новосибирской области).
Раннее были отсканированы фонды: № 1а Ужанихинский район Западно-Сибирского края; № 2 Исполнительный комитет Чулымского районного Совета народных депутатов Новосибирской области; № 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области; № 146 Территориальный Совет депутатов Чулымского района Новосибирской области; № 122 Территориальная администрация Чулымского района Новосибирской области; № 135 Совет депутатов и администрация города Чулыма Чулымского района Новосибирской области; № 34 Совет депутатов и администрация Серебрянского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 93 Совет депутатов и администрация Воздвиженского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 65 Совет депутатов и администрация Куликовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 63 Совет депутатов и администрация Каякского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 64 Совет депутатов и администрация Большеникольского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 67 Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 99 Государственное автономное учреждение Новосибирской области «Редакция газеты «Чулымская газета»»; № 55 Совет депутатов и администрация Кокошинского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 56 Совет депутатов и администрация Чикманского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 58 Совет депутатов и администрация Кабинетного сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 157 администрация Чулымского района Новосибирской области; № 25 Совет депутатов и администрация Базовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 89 Чулымский районный комитет народного контроля Новосибирской области; № 102 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Чикман Чулымского района Новосибирской области; № 103 Открытое акционерное общество «Ужаниха» Чулымского района Новосибирской области; № 100 Закрытое акционерное общество «Суминское» Чулымского района Новосибирской области; № 101 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Золотая Грива Открытое акционерное общество «Золотая Грива» Чулымского района Новосибирской области; № 30 Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 50 Совет депутатов и администрация Ужанихинского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 57 Совет депутатов и администрация Осиновского сельсовета Чулымского района Новосибирской области; № 70 Открытое акционерное общество «Михайловское» Чулымского района Новосибирской области; № 3 Управление экономического развития, промышленности и торговли территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области; № 92 Управление финансов и налоговой политики территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области; № 104 Объединённый фонд сельскохозяйственных предприятий села Куликовское Чулымского района Новосибирской области; № 158 Отдел экономики администрации Чулымского района Новосибирской области; № 159 Отдел сельского хозяйства администрации Чулымского района Новосибирской области).
Всего оцифровано 37 фонда – 12.660 ед. хр. (11.989 ед. хр. на бумажных носителях и 671 ед. хр. фотодокументы). Все отсканированные ед. хр. включены в паспорт архива группы 2 фонд пользования. Работы по оцифровке документов проводятся на специальном оборудовании Optima V.
В 2022 году продолжалась работа по заполнению модуля Электронного фонда Новосибирской области «Организации-источники комплектования».
4. Предоставление информационных услуг и использование документов.
Для информирования населения и популяризации архивных документов подготовлено и проведено 2 выставки фотодокументов и документов Архивного фонда Чулымского района в отделе архивной службы администрации Чулымского района (к 77-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., к 100-летию образования СССР) и 1 электронная выставка, посвящённая 75-летию образования города Чулыма Чулымского района Новосибирской области. Размещена 1 статья в электронном виде к 75-летию образования города Чулыма «Сердцем прикоснись к истории». Проведи 2 экскурсии, 2 школьных урока.
Было направлено 2 информационных письма о юбилейных датах в Каякский и Осиновский сельсоветы.
В 2022 году на странице отдела архивной службы на официальном интернет-сайте администрации Чулымского района размещено 5 информаций о работе отдела архивной службы администрации Чулымского района. За отчётный период зарегистрировано 474 посещений страницы пользователями ПК. Был размещён один пост в социальных сетях, зарегистрировано 52 просмотра.
В 2022 году поступило 535 запроса социально-правового характера, исполнены все: 428 - положительно, 13 – не профильные с рекомендациями, 43 – не профильные (не полные). Исполнено 73 тематических запроса по вопросам о передаче имущества, о подтверждении родства, поиска информации о родственниках.
Зарегистрировано 21 посещение архива 21 исследователем. Работали с документами по вопросам истории малых деревень, переселенцев. По поиску данных о родственниках. Это работники и учащиеся школ города Чулыма и Чулымского района, жители Чулымского района, г. Новосибирска. При работе использованы документы исполнительного комитета Чулымского района, г. Чулыма, редакции газеты «Чулымская газета», похозяйственные книги.
Для укрепления материально-технической базы отдела архивной службы администрации Чулымского района в 2022 году технические средства не приобретались.
В штате отдела архивной службы администрации Чулымского района числится 3 ед.: начальник, главный специалист, ведущий специалист.
Начальник отдела С.Г. Грязева