В соответствии с письмом управления ГАС Новосибирской области «О планировании работы архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2023 год и их отчетности за 2022 г.» от 07.10.2022 № 706- 40/42-Вн в 2023 году отдел архивной службы администрации Чулымского района планирует организовать работу в тесном контакте с администрацией района, руководителями организаций-источников комплектования по планомерному совершенствованию материально-технической базы, обеспечению социальной и правовой защиты граждан, предотвращению утраты документов по личному составу, улучшению их хранения и использования, как в отделе, так и в организациях района.
В сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
В соответствии с перспективным планом проведения цикличной проверки наличия и состояния архивных документов на 2019 – 2028 годы провести проверку наличия и состояния дел в 17 фондах.
В I полугодии 2023 года проверить фонды:
№ 1Ф Фотодокументы (оп. 1 – 660 ед. хр., оп. 2 – 11 ед. хр.);
№ 14 Уполномоченный Министерства сельского хозяйства РСФСР по заготовкам сельхозпродукции по Чулымскому району Новосибирской области (оп. 1 – 22 ед. хр., оп. 2 – 8 ед. хр.);
№ 16 Окружные и участковые избирательные комиссии по выборам в местные и областные Советы (оп. 1 – 58 ед. хр.);
№ 19 Территориальная избирательная комиссия Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 99 ед. хр., оп. 3 – 127 ед. хр.);
№ 22 Открытое акционерное общество «Радужное» Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 223 ед. хр., оп. 2 – 305 ед. хр.);
№ 25 Совет депутатов и администрация Базовского сельсовета Чулымскогг района Новосибирской области (оп. 1 – 526 ед. хр., оп. 2 – 35 ед. хр., оп. 3 – 178 ед. хр., оп. 4 – 3 ед. хр.);
№ 30 Совет депутатов и администрация Иткульского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 391 ед. хр., оп. 2 – 72 ед. хр., оп. 3 – 267 ед. хр., оп. 4 – 11 ед. хр.).
Итого в I полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения – 1.778 ед. хр., дел по личному составу – 547 ед. хр., фотодокументы на бумажном носителе – 671 ед. хр. Всего – 2.996 ед. хр.
Во II полугодии 2023 года планируется проверить фонды:
№ 31 Ужанихинский детский дом Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 7 ед. хр., оп. 2 – 12 ед. хр.);
№ 32 Чикманская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области (оп. 2 – 76 ед. хр.);
№ 33 Ужанихинская машинотракторная станция Чулымского района Новосибирской области (оп. 2 – 106 ед. хр.);
№ 34 Совет депутатов и администрация Серебрянского сельсовета Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 456 ед. хр., оп. 2 – 50 ед. хр., оп. 3 – 292 ед. хр. оп. 4 – 1 ед. хр.);
№ 36 Чулымская коллегия адвокатов Адвокатской палаты Новосибирской области (оп. 2 – 8 ед. хр.);
№ 37 Объединённый фонд колхозов Иткульского сельского Совета депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 50 ед. хр., оп. 2 – 22 ед. хр.);
№ 39 Объединённый фонд колхозов Серебрянского сельского Совета депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 48 ед. хр., оп. 2 – 25 ед. хр.);
№ 40 Новогеоргиевский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 15 ед. хр., оп. 3 – 50 ед. хр.);
№ 42 Отдел по физической культуре и спорту администрации Чулымского района Новосибирской области (оп. 1 – 30 ед. хр.);
№ 48 Александровский сельский Совет рабочих и красноармейских депутатов Чулымского района Новосибирского округа Сибирского края (оп. 1 – 20 ед. хр., оп. 2 – 7 ед. хр., оп. 3 – 66 ед. хр.).
Итого во II полугодии планируется проверить: дел постоянного хранения –1,035 ед. хр., дел по личному составу – 306 ед. хр. Всего – 1.341 ед. хр.
Итого в 2023 году планируется проверить: дел постоянного хранения – 2.813 ед. хр., дел по личному составу – 853 ед. хр., фотодокументы на бумажном носителе – 671 ед. хр. Всего 4.337 ед. хр.
Для выполнения намеченных задач по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Чулымского района в 2023 году планируется отреставрировать 195 дел в 3 фондах:
№ 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области;
№ 58 Совет депутатов и администрация Кабинетного сельсовета Чулымского района Новосибирской области;
№ 150 Чулымский филиал акционерного общества открытого типа «Автокомбинат № 2» Чулымского района Новосибирской области.
Провести работу по переработке описей управленческой документации – 307 ед. хр., по личному составу – 300 ед. хр.
В I полугодии 2023 года управленческой документации – 307 ед. хр. дел по личному составу – 254 ед. хр. в фондах:
№ 97 Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Чулымская центральная районная больница»:
оп. 1 – 206 ед. хр. за 1967 – 2013 гг. – 12 ед. хр. (выбытие в оп. 1а) + 1 ед. хр. (старая опись) = 195 ед. хр.
оп. 1а – 12 ед. хр.
№ 120 Государственное казённое учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Чулымского района»:
оп. 1 – 95 ед. хр. за 1991 – 2013 гг. – 26 ед. хр. (выбытие в оп. 1а) + 1 ед. хр. (старая опись) = 70 ед. хр.
оп. 1а – 26 ед. хр.
Во II полугодии 2023 года дел по личному составу – 46 ед. хр. в фонде:
№ 57 Совет депутатов и администрация Осиновского сельсовета Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 45 ед. хр. за 1949 – 1999 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 46 ед. хр.
№ 29 Исполнительный комитет Чулымского городского Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 91 ед. хр. за 1944 – 1991 гг. – 1 ед. хр. (выбытие в оп. 4) + 1 ед. хр. (старая опись)_= 91 ед. хр.
оп. 4 – 1 ед. хр.
№ 67 Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 46 ед. хр. за 1946 – 1999 гг. – 3 ед. хр. (выбытие в оп. 6) + 1 ед. хр. (старая опись) = 44 ед. хр.
оп. 6 – 3 ед. хр.
оп. 5 – 32 ед. хр. за 1948 – 1996 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 33 ед. хр.
№ 150 Чулымский филиал акционерного общества открытого типа «Автокомбинат № 2» Чулымского района Новосибирской области:
оп. 2 – 85 ед. хр. за 1958 – 2002 гг. + 1 ед. хр. (старая опись) = 86 ед. хр.
В процессе переработки планируется каталогизация: 5 дел/10 карточек.
В сфере комплектования:
В 2023 году продолжить работу по внедрению в практику работы архива и организаций-источников комплектования:
- Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой приказом Росархива от 11.04.2018 № 44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922;
- Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утверждённых приказом Росархива от 22.05.2019 № 71
- Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155;
организации и проведению паспортизации архивов организаций-источников комплектования отдела архивной службы администрации Чулымского района по состоянию на 01.12.2023:
продолжить работу по:
- созданию архивных фондов личного происхождения, коллекций документов;
- оказанию методической помощи организациям-источникам комплектования по вопросам упорядочения, организации учёта и хранения документов на электронных носителях с применением Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах;
- инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео документов на электронных носителях;
- организации работы по упорядочению специфических (отраслевых) документов постоянного и долговременного сроков хранения, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования;
- своевременному проведению мероприятий по обеспечению сохранности и приёму на хранение архивных документов ликвидируемых органов и подведомственных им организаций.
В 2023 году провести картонирование впервые поступивших ед. хр. в кол-ве 507 ед. хр. (465 ед. хр. – от организаций источников-комплектования, 30 ед. хр. фотодокументы на электронных носителях и 5 ед. хр. видеодокументы на электронных носителях), 7 ед. хр. – по внутриархивным работам (старая опись).
Продолжить работу по актуализации сведений в модуле «Организации-источники комплектования» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области».
Провести проверку делопроизводства в 2-х организациях-источниках комплектования (Совет депутатов и администрация Базовского сельсовета Чулымского района Новосибирской области, Совет депутатов и администрация Пеньковского сельсовета Чулымского района) оказать методическую помощь в организации хранения и учёта документов.
В целях сохранности, учета документов и в соответствии с Графиком согласования номенклатур, упорядочения и передачи документов организаций в отдел архивной службы администрации Чулымского района Новосибирской области на 2023 год, планируется подготовить описи дел по основной деятельности в 43 организациях на 513 дел за 2019 – 2020 годы, описи дел по личному составу на 147 дел за 2019 год и представить их на утверждение и согласование ЭПК управления ГАС.
В сфере информационных ресурсов и технологий:
- ведение автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации программного комплекса «Архивный фонд» и внесение информации в соответствии с требованиями Единого порядка заполнения полей единой автоматизированной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог».
Продолжить работу по:
- переводу в электронный формат вновь поступающих описей ко всем находящимся на хранении фондам в рамках наполнения ПК «Архивный фонд» для дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата;
- созданию электронного фонда пользования путём перевода в электронную форму (оцифровки) архивных фондов и документов, в том числе по сканированию распорядительных документов органов власти, аудиовизуальных документов.
В 2023 году будет проведена работа по оцифровке 17 фондов:
№ 1 Государственный архив исполнительного комитета Совета народных депутатов Чулымского района Новосибирской области – 21 ед. хр.;
№ 8 Управление образования территориальной администрации Чулымского района Новосибирской области – 554 ед. хр.;
№ 10 Объединённый архивный фонд машинотракторных станций Чулымского района Новосибирской области – 102 ед. хр.;
№ 13 Муниципальное унитарное предприятие «Чулымская киносеть» Чулымского района Новосибирской области – 68 ед. хр.;
№ 14 Уполномоченный Министерства сельского хозяйства РСФСР по заготовкам сельхозпродукции по Чулымскому району Новосибирской области – 22 ед. хр.;
№ 15 Кабинетная совхозная сельскохозяйственная школа животноводства Чулымского района Новосибирской области – 7 ед. хр.;
№ 16 Окружные и участковые избирательные комиссии по выборам в местные и областные Советы – 58 ед. хр.;
№ 17 Окружные и участковые избирательные комиссии по выборам в народные судьи – 17 ед. хр.;
№ 18 Окружные и участковые избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет СССР – 17 ед. хр.;
№ 19 Территориальная избирательная комиссия Чулымского района Новосибирской области – 234 ед. хр.;
№ 20 Отдел сельского и колхозного строительства Чулымского района Новосибирской области – 16 ед. хр.;
№ 23 Чулымский райком профсоюза работников государственных учреждений Чулымского района Новосибирской области – 20 ед. хр.;
№ 24 Тарыгинский сельский Совет депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области – 9 ед. хр..;
№ 79 Объединённый фонд колхозов Каякского сельского Совета депутатов трудящихся Чулымского района Новосибирской области – 67 ед. хр.;
№ 111 Объединённый архивный фонд хлебоприёмных предприятий Чулымского района Новосибирской области – 65 ед. хр.;
№ 53 Отдел социального обеспечения Чулымского района Новосибирской области – 71 ед. хр.;
№ 154 Муниципальное общеобразовательное учреждение лицей № 7 Чулымского района Новосибирской области – 23 ед. хр.
В сфере использования архивных документов:
Продолжить работу по внедрению новой редакции «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
Организовать 3 выставки документов и фотодокументов: к 78-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг., к 30-летию Конституции Российской Федерации, к Году педагога и наставника.
Опубликовать статью на сайте администрации Чулымского района на страничке отдела архивной службы к 78-ой годовщине Победы советского народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг,, к Году педагога и наставника. Подготовить и провести школьные уроки.
Исполнить 70 тематических запросов, 700 социально-правовых запроса,
Пополнить новыми материалами страницу архивной службы на сайте администрации Чулымского района.
Начальник отдела С.Г. Грязева