Правила составления графика отпусков в ТК РФ за год не изменились, однако работники и работодатели часто обращаются с вопросами о том, как их применять. Возникали споры о включении в график неиспользованных отпусков за прошлые годы.

Когда утвердить график отпусков

График нужно утвердить до 17 декабря включительно, поскольку Трудовой кодекс РФ требует сделать это минимум за 2 недели до нового года. В 2022 году 17 декабря выпадает на выходной (субботу), поэтому лучше успеть до 16 декабря включительно.

Если в организации есть профсоюз, при подготовке графика следует заложить дополнительное время на учет его мнения.

Рекомендуем начать составлять график уже в ноябре.

Как составить график отпусков

Нужно включить в график работников, которые на день его утверждения трудоустроены в организации. Мобилизованных сотрудников не следует вносить в график, так как договоры с ними приостановили.

Напоминаем, что некоторые сотрудники имеют право на отпуск в удобное для них время. Их пожелания по датам отпусков учитывать обязательно.

А именно:

• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;
• работники в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;
• работники, имеющие трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, до достижения младшим ребенком возраста 14 лет;
• мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
• работники, которые ранее были отозваны из отпуска, в части неиспользованной в связи с этим части отпуска,
• лица, отнесенные к категории ветеранов соответствующим законом «О ветеранах»;
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне;
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие аварии в 1957 году на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча;
• доноры крови и ее компонентов, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России;
• герои труда, герои СССР и России, полные кавалеры орденов Славы;
• супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих);
• лица, работающие по совместительству (отпуск предоставляются одновременно с отпуском по основной работе).

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск длится 28 календарных дней. Нет соотношения, сколько из них должно выпасть на рабочие дни, а сколько на выходные.

По соглашению с сотрудниками отпуск можно делить на части. Одна из них должна быть не меньше 14 дней.

Отпуск дают за рабочий год сотрудника. На практике возникает вопрос, отражать ли в графике неиспользованные отпуска прошлых лет. Отмечу, что Трудовой кодекс РФ не запрещает включать либо не включать их в график.
Практика:

3-й КСОЮ рассматривал случай, когда работодатель без согласия сотрудника включил в график отпуска за прошлые периоды. Кассация поддержала вывод о том, что в действиях компании нет нарушения.

5-й КСОЮ, напротив, подтвердил, что без согласия работника не следовало включать такой отпуск в график. Суды признали законным предписание отменить приказ об отпуске, перенести отпуска за прошлые периоды на другой срок, изменить график.

С учетом неоднородной практики безопаснее включать в график неиспользованные отпуска прошлых лет только по согласованию с работником.

Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков

Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.

Работников, которые находятся на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.

Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.