Приложение 1
к Регламенту

___________________________________
 (наименование и адрес получателя)

Кем представляется ________________
                    (наименование
___________________________________
и адрес отчитывающейся организации)

    Паспорт ______________________________________________________
_______________________________________ архива на 1 января ____ г.
    (название архива)

1. Состав и объем архивных документов

Показатели	Код 
стр.	Кол-
во  
фон-
дов	Количество ед. хр.	Кол-во ед. хр., принятых на ременное    
хранение	
			все-
го	в том числе		
				внесен-
ных в  
описи	секретых 
<*>	учтенных
особо   
ценных		
А	Б	1	2	3	4	5	6	
Документы на   бум.
основе. Всего:     	
101							
в т.ч.:            
Управленческая     
документация       	

102							
Документы   личного
происхождения      	
103				
X  			
НТД                	104							
Документы        по
личному составу    	
105					
X   		
Кинодокументы      	106							
Фотодокументы      	107							
Фонодокументы      	108							
Видеофонограммы    	109							
МЧД                	110							
Микроформы       на
правах подлинников 	
111				
X  			
Итого:             	112							
    --------------------------------
<*> Сведения гр. 4 представляются отдельно в установленном порядке.

Примечания:

Показатели	Код 
стр.	Количество ед. учета	
		всего	в том числе внесенных в описи	
А	Б	2	3	
Кинодокументы      	106 			
Фонодокументы      	108 			
Видеофонограммы    	109 			
МЧД                	110 			
Микроформы на правах подлинников (кадров)	111		
Документы л/п,  не внесенные в описи (документов)       	
103		
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов

Показатели	Код 
стр.	Количество ед. хр.	Объем стр. фонда	
		скопированных для страх. фонда	имеющих фонд пользо  
вания	кол-во кадров негатива	кол-во 
ед. хр. страхового фонда	
А	Б	1	2	3	4	
Документы на   бум.
основе. Всего:     	
201					
в т.ч.:            
Управленческая     
документация       	

202					
Документы   личного
происхождения      	
203					
НТД                	204					
Документы        по
личному составу    	
205	
X   		
X  	
X     	
Кинодокументы      	206			X  		
Фотодокументы      	207			X  		
Фонодокументы      	208			X  		
Видеофонограммы    	209			X  		
МЧД                	210			X  		
Микроформы на правах подлинников 	
211					
Итого:             	212					

3. Состав и объем научно - справочного аппарата к архивным документам

3.1. Описи, каталоги, базы данных

Показатели	Код 
стр.	Кол-во описей (книг учета и описания)	Закаталогизировано	Создано баз данных о составе и содержании документов	
			кол-
во  
фон-
дов	кол-во ед./ хр. ед. уч.	кол-во   
составленных карточек		
		все-
го	из них вполном комплекте				кол-во  
БД	инф.  
объем 
(в МБайт)	
						все-
го	из них вкл. в каталоги			
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	
Документы на бум. основе.
Всего:          	

301									
в т.ч.:         
Управленческая  
документация    	

302									
Документы личного         
происхождения   	

303									
НТД             	304									
Документы     по
личному составу 	
305									
Кинодокументы   	306									
Фотодокументы   	307									
Фонодокументы   	308									
Видеофонограммы 	309									
МЧД             	310									
Микроформы на
правах подлинников 	
311									
Итого:          	312									

3.2. Справочно - информационные издания:

Показатели                       	Код строки	Кол-во	
А                           	Б     	1   	
Изданные справочники.                        
Всего:                                       	
314   		
в т.ч.:                                      
Путеводители, краткие справочники по фондам  	
315   		
Других типов                                 	316   		
По административно - территориальному делению	317   		
По истории учреждений                        	318   		
    --------------------------------
<*> Только для кинодокументов, фонодокументов, видеофонограмм, МЧД.

4. Состав и объем научно - справочной библиотеки

Показатели           	Код строки  	Количество    	
А            	Б        	1        	
Книги и брошюры             	401       		
Газеты                      	402       		
Журналы                     	403       		
Др. виды печатной продукции 	404       		

5. Условия хранения документов

Показатели                           	Код    
стр.   	Кол-во	
А                              	Б   	1  	
Зданий (помещения) архива. Всего:                	501   		
в т.ч.: специальные                              	502   		
приспособленные                                  	503   		
Протяженность стеллажных полок (в пог. м.). Всего	504   		
в т.ч. металлических                             	505   		
деревянных                                       	506   		
смешанных                                        	507   		
Степень загруженности (в %)                      	508   		
Оснащенность зданий сигнализацией (в %): охранная	509   		
пожарная                                         	510   		
Закартонировано ед. хр.                          	511   		

    Руководитель _______________   _______________________________
                    (подпись)           (расшифровка подписи)

    "__" __________________ 19__ г.

_________________________________________________________________
                 (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 2
к Регламенту

КАРТОЧКА ФОНДА

Дата первого
поступления 
фонда    	Дата получения
карточки фонда	Место хранения
фонда     	N фонда       	
			категория            	
			форма собственности  	
			срок хранения (только
для негосударственной
части АФ РФ)         	

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда      	

		

		

		

		
		
	объем 
фонда 
на 1  
января	годы                                   							
		кол-во ед. хр. / документов            							
	в т.ч. неописанных ед. хр. / документов							
							
имеющих страховые копии ед. хр.        							

формат А5 (148 x 210)

Оборотная сторона Карточки фонда

Название описи,      
аннотация документов 	Нач.
годы	Кон.
годы	Название описи,       
аннотация документов  	Нач.
годы	Кон.
годы	

						

						

						

Прежний N фонда ____________

Примечание: __________________________________________________

Дата: ____________ Должность ___________ Подпись _____________

Приложение 3
к Регламенту

Название архива музея, библиотеки
_________________________________
_________________________________

СВЕДЕНИЯ
ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ И СОСТАВЕ И ОБЪЕМЕ ФОНДОВ
НА 01.01.__

N поп/п	NN фондов	Категория	Название фонда	Поступило	Выбыло	Общее кол-во ед. хр. в фонде на 01.01.__ г.	Имеющих стр. копии ед. хр.	Прим.
<*>	
				назв. описи, аннотация док.	годы	назв. описи, аннотация док.	годы				
								Внесенных в описи ед. хр.	Неописанных ед. хр. / док.			
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	
												
    --------------------------------
<*> В примечании указывается форма собственности; срок хранения документов (только для негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации).

Итого: за _________ поступило ______ фондов, _________ ед. хр. / документов
выбыло ___________ фондов ___________ ед. хр. / документов
созданы страховые копии на ___________ ед. хр.
На 01.01. __ г. в архиве по списку фондов числятся с N ____ по N ____ номеров фондов,
в том числе: номеров, числящихся в наличии ____ фондов ____ ед. хр. / док.;
номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) __________________________
утраченных ________________ фондов
свободных номеров _______________.

    Директор ______________________________
             (подпись, расшифровка подписи)

    00.00.00.
Формат А3 (297 x 420)

Приложение 4
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    		(наименование и адрес
_________________________________________
              получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
          организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Общие сведения

Код 
стр.	Кол-во фондов	Площадь архивохранилища 
(в кв. метрах)	Загруженность архивохранилища (в процентах)	
А	1	2	3	
101 				

2. Сведения о документах

Показатели	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	из них внесено в описи, утв.  (согл.) ЭПК архв. учр.	Хранится сверх установленного срока	Образуется в 
год дел	
			началь
ная	конечная				
					всего	крайние даты			
						начальная	конечная			
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	
Постоянного 
хранения    	201 									
По личному  
составу     	202 							x   		

3. Кадры          	Условия хранения      документов     (нужное
                      	          подчеркнуть):
-------------------¬
¦Код ¦Кол-во штатных¦ Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое,
¦стр.¦работников    ¦ темное
+----+--------------+ Отопление: центральное, печное, отсутствует
¦301 ¦              ¦ Стеллажи: металлические,         деревянные,
----+--------------- комбинированные; нет
                      Шкафы: деревянные,            металлические;
                      отсутствуют
                      Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная:
                      есть, нет
                      Читальный зал: есть, нет
                      Температурно -      влажностный       режим:
                      соблюдается, не соблюдается

    "__" ______ 19__ г.

    Руководитель

   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 4а
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
           организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ КИНОФОТОФОНОДОКУМЕНТЫ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Кинодокументы

Показатели	Код стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	из них внесено в описи, утв. (согл.) ЭПК архв. учр.	Хранится сверх установленного срока	
			Начальная	Конечная			
					всего	крайние даты		
						Начальная	Конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	
На 35-мм пленке   	101 								
На 16-мм пленке   	102 								

2. Фотодокументы

Показатели	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	из них внесено в описи, утв. (согл.) ЭПК архв. учр.	Хранится сверх установленного срока	
			Начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	
Негативы  	черно -белые  	201								
	цветные	202								
Позитивы на пленке, диапозитивы (слайды)       	черно -белые  	203								
	цветные	204								
Фотоотпечатки     		205								
Фотоальбомы      	кол-во альбомов    	206 								
	кол-во снимков	207 								
Формат А3 (297 x 420)

3. Фонодокументы

Показатели	Код стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	из них внесено в описи, утв. (согл.) ЭПК архив. учр.	Хранится сверх установленного срока	
			начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	
Магнитные записи  	301 								
Граммофонные записи            	302 								
Записи на других носителях         	
303 								

4. Видеозаписи

Показатели	Код стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние   
даты	из них внесено описи, утв. ЭПК архив. учр.	Хранится сверх установленного срока	
			начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	
Видеозаписи       	401								

5. Кадры                      		Условия хранения      документов
                                  			(нужное подчеркнуть):
-----------------------------¬
¦Виды      ¦Код ¦Кол-во штат-  ¦  Хранилище: есть,   нет;   сухое,
¦архивов   ¦стр.¦ных работников¦  сырое; светлое, темное
+----------+----+--------------+  Отопление: центральное,  печное,
¦     А    ¦  Б ¦    1         ¦  отсутствует
+----------+----+--------------+  Стеллажи:         металлические,
¦фильмотеки¦501 ¦              ¦  деревянные, комбинированные
+----------+----+--------------+  Шкафы:               деревянные,
¦фототеки  ¦502 ¦              ¦  металлические
+----------+----+--------------+  Сигнализация: пожарная:    есть,
¦фонотеки  ¦503 ¦              ¦  нет; охранная: есть, нет
+----------+----+--------------+  Читальный зал: есть, нет
¦видеотеки ¦504 ¦              ¦  Температурно -       влажностный
----------+----+---------------  режим:      соблюдается,      не
                                  соблюдается

    "__" ______ 19__ г.           Руководитель

   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 4б
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
           организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ
НАУЧНО - ТЕХНИЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Научно - техническая документация. Общие сведения

Показатели	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	
			начальная	конечная	
А	Б	1	2	3	
Научно - исследовательская   	101				
Конструкторская              	102				
Технологическая              	103				
Проектная                    	104				
Прочие виды                  	105				
Всего                        	106				

2. Научно - техническая документация, отнесенная к составу Архивного фонда Российской Федерации

Показатели	Код стр.	Кол-во проектов, проблем (тем), утв. ЭПК арх. учр.	Крайние даты	Кол-во ед. хранения	
				внесен. в описи, утв. ЭПК  
арх. учр.,все- го	крайние даты	Хранится сверх установл.срока	
			начальная	конечная				
						Начальная	Конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	
Научно -         
исследовательская	
201								
Конструкторская  	202								
Технологическая  	203								
Проектная        	204								
Прочие виды      	205								
Всего            	206								

Формат А3 (297 x 420)

3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)

Показатели	Код 
стр.	Кол-во баз данных	Объем записанной инф. (Мбайт)	Сведения о док. на машинных носителях	
				кол-во ед.  
зр. (дМН)	объем записанной инф. (Мбайт)	крайние даты	
						Начальная	Конечная	
А	Б	1	2	3	4	5	6	
Документы на      
машинных носителях
информации        	301 							

4. Управленческая документация

Показатели	Код 
стр.	Количество единиц хранения	
		всего	крайние даты	из них внесено в описи, утв. (согл.) ЭПК архив. учр.	хранится сверх установленного срока	
			начальная	конечная			
					всего	крайние даты		
						начальная	конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	
Постоянного хранения          	401								
По личному составу	402								

5. Кадры                      		Условия хранения      документов
                                  			(нужное подчеркнуть):
-----------------------------¬
¦Виды      ¦Код ¦Кол-во штат-  ¦  Хранилище: есть,   нет;   сухое,
¦архивов   ¦стр.¦ных работников¦  сырое; светлое, темное
+----------+----+--------------+  Отопление: центральное,  печное,
¦     А    ¦  Б ¦    1         ¦  отсутствует
+----------+----+--------------+  Стеллажи:         металлические,
¦Научно -  ¦501 ¦              ¦  деревянные, комбинированные
¦техн. до- ¦    ¦              ¦  Шкафы:               деревянные,
¦кументации¦    ¦              ¦  металлические
+----------+----+--------------+  Сигнализация: пожарная:    есть,
¦Управлен- ¦502 ¦              ¦  нет; охранная: есть, нет
¦ческая до-¦    ¦              ¦  Читальный зал: есть, нет
¦кументация¦    ¦              ¦  Температурно -       влажностный
----------+----+---------------  режим:      соблюдается,      не
                                  соблюдается

    "__" ______ 19__ г.           Руководитель

   _______________________________
   (фамилия и телефон исполнителя)

Приложение 5
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________
  (форма собственности отчитывающейся
           организации)

ПАСПОРТ
ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ ДОКУМЕНТЫ ОТРАСЛЕВОГО ФОНДА
НА 1 ДЕКАБРЯ 19 __ ГОДА

1. Сведения о хранилищах

Код  
стр. 	Кол-во хранилищ	Площадь хранилищ	Степень загруженности (%)	
А   	1       	2        	3                 	
101 				

2. Сведения о документах

Показатели	Код 
стр.	Кол-во ед. хр.	Крайние даты	Кол-во баз      
данных	Объем записанной информации (Мбайт)	
			начальная	конечная			
А	Б	1	2	3	4	5	
Научно -  техн.      
документация        	201				-    	-      	
Фотодокументы <*>  	202				-    	-      	
Документы на машинных носителях      	203						
Др. документы    	204				-    	-      	
    --------------------------------
<*> В строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов) без учета копий и отпечатанных позитивов.

3. Кадры            	Условия хранения      документов     (нужное
                         		подчеркнуть)
-------------------¬
¦Код ¦Кол-во штатных¦ Хранилище: сухое,  сырое,  светлое,  темное,
¦стр.¦работников    ¦ специально построенное, приспособленное, нет
+----+--------------+ Отопление: центральное, печное,  отсутствует
¦ А  ¦      1       ¦ Стеллажи:  металлические,         деревянные
+----+--------------+ комбинированные
¦301 ¦              ¦ Сигнализация: пожарная: есть, нет;
----+--------------- охранная: есть, нет
                      Читальный зал: есть, нет
                      Температурно -      влажностный       режим:
                      соблюдается, не соблюдается

              Руководитель             _______________ Расшифровка
              организации, предприятия    (подпись)     подписи

    "__" ______ 19__ г.

    _____________________________
     (фамилия и.о. исполнителя)

                                             Формат А3 (297 x 420)

Приложение 6
к Регламенту

Кому представляется _____________________
                    (наименование и адрес
_________________________________________
             получателя)
Кем представляется ______________________
                   (наименование и адрес
_________________________________________
     отчитывающейся организации)
_________________________________________

СВЕДЕНИЯ
О СОСТОЯНИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИЯХ -
ИСТОЧНИКАХ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ,
РАЙОННЫХ, ГОРОДСКИХ АРХИВОВ
НА 1 ДЕКАБРЯ 19__ ГОДА

1. Сведения об организациях, передающих в государственные, районные, городские архивы управленческую документацию

Показатели	Код 
стр.	Всего	Из них имеют	
			согласованные с архивными учрежд.	помещения для хранения документов	штатных работников	полностью подготовили документы к передаче на пост. хранение (утвердили описи на ЭПК арх. учреждения)	
			Номенклатуры дел	Инструкции по дело-производству				
А	Б	1	2	3	4	5	6	
Общее количество    
организаций   	
101							
Количество негосударственных организаций   	

102							
Количество организаций профиля комплектования госархивов (всего)       	

103							
Количество негосударственнных организаций профиля комплектования госархивов    	

104							
Количество организации профиля комплектования районных, городских архивов (всего)       	

105							
Количество негосудар-ственных организаций профиля комплектования районных, городских архивов       	

106							
Количество объединенных ведомственных архивов       	

107		

X 	

X 			

X        	
Количество архивов  по личному составу  при администрациях	

108		

X 	

X 			

X        	

Примечание. 1. Сведения строк 107, 207 не включаются в сведения строк 101 - 106, 201 - 206.
2. В сведения строк 108, 208 не включаются сведения об архивах документов по личному составу при администрациях, вошедших в систему ГАС.

Формат А3 (297 x 420)

2. Сведения об управленческой документации

Показатели	Код 
стр.	Док-ты постоянного хранения	Док-ты по личному составу	Образу  
ется в год дел пост. хр.	
		Всего  
ед. хр.	крайние даты	из них внесены
в описи, утв. ЭПК арх. учр	крайние даты	хранится сверх установленного срока			
							Всего  
ед. хр.	из них внесены в описи, согл. ЭПК		
			начальная	конечная		начальная	конечная					
												
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	
Во всех организациях 	

201											
В негосударственных организациях 	

202											
В организациях профиля комплектования госархивов (всего)	

203											
В негосударственных организациях профиля комп-лектования  госар- 
хивов  	

204											
В организациях профиля комплекто 
вания районных, городских   
архивов (всего)	

205											
В негосударственных организациях профиля комплекто 
вания районных, городских   
архивов	

206											
В объединенных ведомственных архивах	

207											
В архивах документов по личному составу при администрациях 	

208	

X 	

X  	

X  	

X  	

X   	

X  	

X  			

X  	

3. Сведения об организациях - источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно - технической документацией

Показатели	Код 
стр.	Количество организаций	Кол-во ед. хр. (томов, папок) <*>	
			Всего ед. хр.	крайние даты	из них внесено
в описи, утв. ЭПК  арх. учр.	крайние даты	хранится сверх установленного срока	
		всего	имеющих помещения для хран. док.	имеющих штат. работ.  арх.						
						начальная	конечная		начальная	конечная		
												
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	
Организации  	
301											
В том числе негосударственные ор-
ганизации    	

302											
    --------------------------------
<*> Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.

4. Сведения о кинофотофонодокументах

Виды организаций	Код стр.	Кол-во орг., состоящих на учете арх. учр.	Кол-во  ед. хр.	
			всего	крайние даты	из них внесено в описи, утв.  ЭПК арх. учр.	хранится сверх установ 
ленного срока	
		всего	из них имеют					
					начальная	конечная			
							всего	крайниедаты		
			помещения для хран. док.	штат. работ.							
									начальная	конечная		
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	
Организации,  хранящие кинодокументы (всего)	

401											
Негосударственные организации,  хранящие кинодокументы  	

402											
Организации, хранящие фотодокументы (всего)	

403											
Негосударственные организации, хранящие фотодоку-
менты  	

404											
Органи-
зации, 
храня- 
щие фо-
нодоку-
менты  
(всего)	

405											
Негосударственные организации, хранящие фонодоку-
менты  	

406											
Организации, хранящие видеозаписи (всего)	

407											
Негосударственные организации, хранящие видеозаписи   	

408											

5. Сведения об организациях, хранящих документы отраслевых фондов <*>

    --------------------------------
<*> Заполняется только Росархивом.

Код 
стр.	Количество организаций 	
	все-
го  	из них имеют      	
		помещения 
для хр.   
документов	штатных
работ- 
ников  	
А  	1  	2    	3   	
501 				

Показатели    	Код 
стр.	Кол-во  ед. хр.        	Крайние даты   	
		всего  	крайние даты      	из них внесено в описи, книги учета и описа-ния            		
					начальная  	конечная 	
			начальная  	конеч-ная 				
А         	Б  	1  	2  	3  	4       	5  	6  	
Научно -        
техническая     
документация    	

502 							
Кинодокументы   	503 							
Фотодокументы   	504 							
Фонодокументы   	505 							
Видеозаписи     	506 							
Документы на машинных носителях       	
507 							

    "__" ______ 19__ г.           Руководитель

    _______________________________
    (фамилия и телефон исполнителя)